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Ob Zettelwirtschaft oder säuberlich geführter Terminplaner – Wir alle bei Maisberger müssen unseren Tag strukturieren und haben Deadlines, die wir einhalten müssen. Ein gutes Zeitmanagement ist daher das A und O im Agenturalltag. Unser Aufgabenfeld ist vielfältig: Meetings, Recherche, Texten und hin und wieder eine spontane Fast Action zu einem aktuellen Thema. Das will erstmal alles gut organisiert werden, ohne etwas zu vergessen. So lernen wir Trainees auch jeden Tag etwas über gutes Zeitmanagement.

Unsere 5 wichtigsten Zeitmanagement Tipps gibt es für euch hier:

1. Überblick

Klingt einfach – ist es manchmal nicht. Die gute alte To-Do Liste ist euer bester Freund um den Überblick zu behalten. Schreibt alle Aufgaben auf, die ihr erledigen müsst, egal ob auf Papier oder digital. Alles, was einmal aufgeschrieben ist, vergesst ihr weniger schnell. Geheimtipp: Die Not-To-Do Liste! Hier könnt ihr die kleinen Zeitfresser eintragen, die sich heimlich in den Arbeitsalltag schleichen.

2. Priorisierung

Der schwerste Punkt für viele von uns. Hier hilft euch die sogenannte Eisenhower-Matrix weiter. Bewertet eure Aufgaben in den Kategorien „wichtig“ und „dringend“ und schon hilft euch die Matrix auf einen Blick weiter. Wichtige aber nicht dringende Aufgaben auch wirklich zu terminieren, war etwas, dass ich beispielsweise lange nicht gemacht habe – Und natürlich habe ich dann durchaus auch mal was vergessen. Welche Aufgaben sind jetzt aber wirklich wichtig? Tja, für diese Einordnung gibt es kein einfaches Rezept. Hier hilft neben einem kurzen Gespräch mit eurem Teamlead nur: mit der Zeit herausfinden, wie wichtig eure verschiedenen Aufgaben wirklich sind.

Als Trainees können wir meist keine Aufgaben delegieren. Aber ein kurzes Gespräch mit der Teamleitung wirkt hier wahre Wunder, was uns schon zu Tipp Nummer 3 bringt…

3. Vorausplanung

Hier ist knallharte Ehrlichkeit gefragt. Überschätzt euch nicht, ein Artikel wird sich meistens nicht in ein bis zwei Stunden schreiben. Zusätzlich hält der Agenturalltag viele Überraschungen bereit, die euren Zeitplan durcheinanderbringen können. Mit der Zeit werdet ihr immer routinierter darin, die nötige Zeit für eure Aufgaben einzuschätzen. Bis dahin plant lieber etwas Puffer ein. Und solltet ihr merken, dass ihr Deadlines nicht halten könnt, redet mit eurem Team. Ich verspreche euch, eure Teamleitung will lieber vorher wissen, dass ihr zu viele Aufgaben habt, als hinterher zu erfahren, dass Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt worden sind.

Und in die andere Richtung gilt übrigens dasselbe. Wenn klar wird, dass Leerlauf entsteht, meldet euch! Die wenigsten werden traurig sein, wenn sie noch eine Aufgabe abgeben können.

4. Abkapseln

Natürlich will sich niemand von uns hinter seinem Rechner verkriechen. Aber manchmal braucht man seine volle Aufmerksamkeit für eine Aufgabe. In diesem Fall heißt es: Alle anderen Aufgaben weglegen, Telefon sowie Teamkommunikation ausschalten und volle Konzentration! Natürlich solltet ihr so etwas auch mit euren Kollegen abstimmen, weil es Zeiten gibt, in denen ihr eben nicht einfach in ein schwarzes Loch verschwinden könnt.

5. Blockarbeit

Arbeitet ähnliche Aufgaben zusammen ab! Wenn es Dinge im Arbeitsalltag gibt, die sehr ähnlich ablaufen, könnt ihr diese gut zusammen bearbeiten. Ihr seid einmal im Workflow und spart euch so eine Menge Zeit. Ein gutes Beispiel hierfür sind unsere Clippings, also Kopien von Artikeln, Pressemitteilungen und anderen Inhalten, die wir erfolgreich platzieren konnten. Clippings werden bei uns meistens sehr ähnlich für alle Kunden erstellt. Hier können wir uns immer viel Zeit sparen, wenn wir beispielsweise nur einmal an den Kopierer gehen müssen und alles auf einmal scannen können.

Es ist noch kein Meister des Zeitmanagements vom Himmel gefallen, also macht euch nichts draus, wenn ihr nicht von Anfang an einen perfekt gestylten Tagesplan habt. Aber wenn ihr die Tipps umsetzt, die für euch gut funktionieren, werdet ihr keine Panik mehr bekommen, wenn es mal etwas stressiger wird.

Du möchtest in Zukunft mit uns deinen Tagesablauf planen?

Dann nimm dir kurz Zeit und wirf ein Auge auf unsere offenen Stellen – unser Team sucht genau dich!

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Stefan Keil

Account Executive bei Maisberger
Nach seinem politikwissenschaftlichem Studium wollte er auch einmal lebendige Kommunikation kennenlernen. So ist er nach einem kurzen Ausflug in die Gaming-Branche im Maisberger IT-Team gelandet.

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