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Vergangene Woche hat Anna bereits vorgestellt, auf welchen Wegen wir Trainees in die PR gekommen sind. Dass PR nicht bedeutet, in einem Büro angekommen zu sein und dort seine acht Stunden täglich hinter dem PC zu verbringen, durfte ich diese Woche erfahren: Ich war zusammen mit zwei Kolleginnen bei einem Kundenevent.

Wie viele Unternehmen laden auch unsere Kunden des Öfteren zu Veranstaltungen ein. Sie stellen dort Produkte vor, halten Vorträge, tauschen sich mit Kunden und Interessenten aus und – hier kommen wir ins Spiel – pflegen Kontakte zur Öffentlichkeit. In meinem Fall hat ein Kunde aus der IT-Branche u.a. eine Plattform zur Erarbeitung von gemeinsamen Software-Lösungen für Unternehmen vor Fachpublikum vorgestellt.

Unsere Hauptaufgaben erledigen wir aber größtenteils bereits vor der Veranstaltung. Auch wenn es keinen Standardablauf dafür gibt, versuche ich doch kurz zu skizzieren, wie das von sich geht.

Save-the-Date: Wer wird eingeladen?

Die erste Aufgabe ist es, eine Einladung zur Veranstaltung an Journalisten rauszuschicken. Kurz und knackig, prägnant und vor allem attraktiv sollte sie sein. Sie muss so formuliert werden, dass sie nicht im Posteingang untergeht, sondern das Interesse des Journalisten gewinnt. Erfahrungsgemäß landen nämlich im Posteingang von Journalisten täglich dutzende Einladungen. Steht der Text, geht es daran ihn an die richtigen Kontakte zu schicken. Viele Journalisten pflegen bereits eine jahrelange Verbindung zu Maisberger und zum Kunden. Als Trainee lernt man sie bei diesem Arbeitsschritt nach und nach besser kennen. Hat die Einladung schließlich die Journalisten erreicht, heißt es Abwarten und Teetrinken…

Call me, mabye: Wer kommt tatsächlich?

Sobald ein Journalist seine Teilnahme zugesagt hat wird es spannend: Die genauen Termine und Interviewpartner auf dem Event festzulegen ist manchmal dann noch etwas Termin-Tetris, aber wenn beide Parteien der Outlook-Einladung zugesagt haben, kann man innerlich schon etwas die Korken knallen lassen.

Who´s that Chick?: Wer ist das?

Um den Journalisten ideal auf den Termin vorzubereiten, senden wir ihm bei Bedarf zusätzliche Informationen rund um das Event, den Kunden und den Sprecher. Normalerweise kennen Fachjournalisten unsere Kunden gut. Da wir aber sichergehen wollen, dass der Journalist die oft auch internationalen Sprecher, ihre Position und Aufgaben vor dem Interview kennt, stellen wir ihn bei der Terminabsprache kurz vor.

One Day: Wer bist du?

Am Tag des Events ist man der Allrounder, die Schnittstelle zwischen Kunde und den Medienvertretern. Man ist bei Rückfragen für den Journalisten da, hört sich Vorträge an und lernt dabei noch etwas mehr über das Unternehmen.

In the End: Unentschieden?

Am Ende eines langen Tages kommt man im besten Falle zu folgendem Fazit: Letztendlich profitieren bei solchen Events alle Seiten. Der Journalist bekommt seine Story und der Kunde seine Publicity. Eine klassische Win-Win Situation also, was bei so einem Auswärtsspiel ganz klar einen Sieg bedeutet.

 

Manuela Osiander

Manuela Osiander

Hat Internationale Beziehungen in den Niederlanden studiert und ist seit Oktober 2015 Trainee bei Maisberger. Dort betreut sie Themen wie Softwarelösungen und Clouds, aber auch Schriftdesign.
Manuela Osiander