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Daten-PR: Die Geheimwaffe des Storytellings

Der Rohstoff der Zukunft, das neue Gold oder das Öl des 21. Jahrhunderts – die Rede ist von Daten und zwar eine große Menge davon – sprich Big Data. Denn die Menge an Daten wächst exponentiell und verfügt über einen unschätzbaren Wert. Laut dem Marktforschungsunternehmen IDC wurden im Jahr 2020 weltweit 59 Zettabyte an Daten generiert und verarbeitet. Viele Unternehmen sitzen bereits heute auf „Datenschätzen“, ohne sich darüber bewusst zu sein. Oft wird das Potenzial von Data Analytics gar nicht erkannt. Dabei liefern bereits vorhandene Daten in der Regel wertvolle Einblicke. 

Und was haben Daten jetzt mit PR zu tun? Ganz einfach: Auch die PR-Branche nutzt sie täglich. Verbraucher- und Marktstudien, Case StudiesLead Generierung, aber auch Pressemeldungen – sie alle beinhalten oder basieren auf Daten. Denn Daten sind nicht immer gleich komplexe Zahlen. Im Kern handelt es sich erst einmal einfach um Informationen. Und diese nutzen wir zum Beispiel für die Ausarbeitung von Kommunikationsstrategien, zur internen Prozessoptimierung, für spannendes Storytelling oder um News mit tagesaktuellen Zahlen zu Trends an die Medien zu senden. Das alles zeigt: Der Einsatz von Daten ist in der Kommunikationsbranche unglaublich vielfältig – und damit für PR-Schaffende extrem nützlich.  

Doch wie sieht „Daten-PR“ jetzt konkret aus?  

Wie aus Daten Geschichten werden 

Zunächst unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Storytelling: dateninformiert und datengetrieben. Bei der dateninformierten Vorgehensweise nimmt der PR-Berater eine Idee oder eine Story als Ausgangspunkt und sucht oder sammelt dann entsprechende Daten, um seine Geschichte zu untermauern. Ein Bekleidungsunternehmen entscheidet sich zum Beispiel dafür, das Thema „Nachhaltigkeit“ in Bezug auf seine Produkte zu thematisieren.  

Der gedankliche Ausgangspunkt ist dabei: „Nachhaltigkeit spielt bei uns eine wichtige Rolle. In der Kleidungsindustrie sind wir hier Vorreiter.“ Um diese Aussage belegen zu können und ihr Gewicht zu verleihen, wird beispielsweise eine bestehende Studie hinzugezogen, die diese Thematik objektiv untersucht hat. Das Ergebnis könnte beispielsweise lauten: „Wie eine aktuelle Studie zeigt, verfolgen nur 11 % der befragten Unternehmen aus der Kleidungsindustrie aktiv mindestens ein Nachhaltigkeitsziel. Wir verfolgen sogar mehrere Ziele und gehören mit unseren Nachhaltigkeitsbemühungen daher zu den Vorreitern.“  

Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass bereits vorhandene Daten aus beispielsweise Studien von Marktforschungsinstituten oder Analysten genutzt werden können. Das spart vor allem Zeit und Kosten, weil so die Erstellung, Durchführung und Auswertung einer völlig neuen Studie wegfällt. Zudem verleiht die faktische Untermauerung der eigenen Aussagen in der Story die nötige Authentizität. Doch es ist auch Vorsicht geboten! Denn die Quellen müssen seriös und öffentlich zugänglich sein und die Nutzung der Studienergebnisse gewissenhaft erfolgen. Denn wer sich einzelne Zahlen rauspickt, die die eigene Story unterstreichen, aber im größeren Kontext eine ganz andere Implikation haben, erscheint schnell in einem schlechten Licht. 

 

Dateninformiertes Storytelling

 

Der datengetriebene Ansatz funktioniert genau umgekehrt. Hier stehen die Daten am Anfang des ProzessesIn der Praxis beginnt das beispielsweise mit der zentralen Fragestellung: „Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit in der Kleidungsindustrie?“ Dann wird eine entsprechend objektive und repräsentative Studie durchgeführt und die PR-Spezialisten nehmen die daraus resultierenden Daten genau unter die Lupe. Welche Zahlen überraschen? Was kann daraus abgeleitet werdenWelche Zusammenhänge sind ersichtlich? Aus den spannendsten Ergebnissen wird dann eine Story oder sogar eine ganze Kampagne entwickelt. Der große Vorteil dabei istdass die Storyteller hier nicht an Annahmen gebunden sind. Im Gegenteil: Neue spannende Erkenntnisse können Zutage treten. Die Ergebnisse liefern die Story mehr oder minder frei Haus – man muss nur tief genug graben. 

 

Datengetriebenes Storytelling

 

Mit Daten zur erfolgreichen Kommunikationsstrategie 

Daten erleichtern auch die Suche nach der richtigen PR-Strategie. Durch die aktive Auswertung vorheriger (erfolgreicher) Projekte lassen sich bereits gewonnene Erfahrungen effektiv für zukünftige Strategien nutzen. Denn aus Fehlern und natürlich auch Erfolgen lernt man am besten! Eine erfolgsversprechende Datenauswertung beginnt dabei mit der richtigen Fragestellung: Welche Maßnahmen wurden durchgeführt? Welche waren erfolgreich? Warum waren diese erfolgreich? Und vor allem: Woran mache ich das fest?  

Die Erfolgsmessung kann dabei auf unterschiedliche Weise ablaufen. In der Pressearbeit wird meist anhand der Veröffentlichungen gemessen; im Bereich Social Media spielen Faktoren wie die Anzahl von Likes oder Clickrates eine Rolle. Hier darf natürlich das Stichwort KPI nicht fehlen, also der Key Performance Indicator, der zur Messung der Leistung und des Erfolges herangezogen wird. Mit immer mehr Daten lassen sich Entscheidungen mit einer höheren Sicherheit treffen, die optimale Strategie für verschiedene Ausgangslagen wählen, vergleichen und belegen – und Strategien faktisch untermauern. Die Entscheidungen für Kommunikationsmaßnahmen sind somit stets nachvollziehbar, neue Auswertungen fließen wiederum in den Datensatz ein und liefern wichtige Erkenntnisse.  

Du möchtest selbst Einblick in die PR-Arbeit bekommen? Dann bewirb dich doch einfach für ein Praktikum oder PR-Traineeship bei uns. Dann kannst du schon bald selbst spannendes Storytelling betreiben – natürlich mithilfe von Daten. 

Newsletter: Diese vier Schritte müsst ihr beachten!

Wenn Praktikanten zu Chefredakteuren werden

Als Praktikant bei Maisberger warten eine Vielzahl an verschiedenen Aufgaben und Herausforderungen auf dich. Einige fallen regelmäßig an, andere eher nicht. Eine der wiederkehrenden Aufgaben, ist das Erstellen des Maisberger Journals. Das Maisberger Journal ist eine Art interner Newsletter, der monatlich erscheint und agenturübergreifende News zusammenfasst. Das spannende: Die Verantwortung für dieses Projekt liegt komplett bei euch als Praktikanten! Worauf es hierbei ankommt und wie man einen Newsletter erstellt, der nicht im Spam Ordner oder Papierkorb landet, verraten wir euch hier.

Der Maisberger Newsletter in vier Schritten

1. Zielgruppe definieren

Grundlegend beim Verfassen eigentlich jeden Textes, ist die Überlegung: „Wer ist meine Zielgruppe“? Auch beim Newsletter, ist dies eine der ersten Fragen, die ihr stellen solltet. In einem B2B Szenario, können z.B. Vertriebspartner eines Kunden die Zielgruppe eines Newsletters sein. Im Kontext des Maisberger Journals, sind natürlich unsere Kollegen die Zielgruppe deren Interesse es zu wecken gilt. Einen Newsletter ins Leben zu rufen, ohne eine klare Zielgruppe im Kopf zu haben, wird dazu führen, dass sich auch niemand angesprochen fühlt.

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(Quelle: https://giphy.com/gifs/chordoverstreet-chord-overstreet-l4JyQhyNdV3hoItu8)

2. Mehrwert bieten

Natürlich sorgt allein das definieren einer Zielgruppe nicht dafür, dass eben jene den Newsletter auch liest. Menschen neigen zu Faulheit und werden einen Newsletter nur lesen, wenn sie sich einen gewissen Mehrwert davon versprechen. Es ist wie mit diesem Text. Du würdest diesen Text nicht lesen, wenn du dir nicht etwas davon versprechen würdest. Der Mehrwert den ein Newsletter liefert, besteht eigentlich immer aus Informationen. Das entscheidende ist, dass diese Informationen so relevant sein müssen, dass der Leser einen Mehrwert in ihnen sieht. Womit wir wieder bei der Zielgruppe angekommen wären. Erst wenn wir die Zielgruppe definiert haben, können wir entscheiden, welche Informationen für diese relevant sein könnten.

Useless Old Timey Baseball GIF by Team Coco - Find & Share on GIPHY

(Quelle: https://giphy.com/gifs/teamcoco-conan-obrien-conan25-old-timey-baseball-lcjWzvc9po5Og6eV4V)

Um mit dem Maisberger Journal einen Mehrwert zu schaffen, haben wir uns unsere Zielgruppe, also unsere Kollegen und deren Erwartungen genau angeschaut. Da wir bei Maisberger in verschiedenen Teams arbeiten, wünschen sich viele Kollegen, auch über News aus den anderen Teams informiert zu werden. Da dies im Eifer des Alltags hin und wieder schwierig sein kann, enthält unser Newsletter u.a. folgende Rubriken:

  • Neues aus den Teams: Wie der Name schon sagt, können sich die Kolleginnen und Kollegen hier über News aus den Teams informieren. Wichtig hierbei: Der Fokus sollte auf relevanten News liegen, die teamübergreifend einen Mehrwert bieten.
  • Neu bei Maisberger: Hier stellen wir unsere Neuzugänge in einem kurzen Interview vor. Neben spannenden Antworten liefern diese auch erste Gesprächsaufhänger, die bei einer Kaffeepause mit den neuen Kolleginnen und Kollegen dann vertieft werden können.
  • Von Maisbergern für Maisberger: Hier veröffentlichen wir unter anderem Rezepte für verschiedene Gerichte, Kuchen, Plätzchen etc., die Kollegen/innen mitgebracht haben und die bei den anderen auf besonders große Begeisterung gestoßen sind. Hier gilt es natürlich schnell zu sein, um sich von der/dem jeweiligen Sternekoch/Köchin die Exklusivrechte am Rezept zu sichern.

3. Inhalt: In der Kürze liegt die Würze

Besonders Ansprechpartner im B2B Bereich sind oftmals sehr beschäftigt und wissen es zu schätzen, wenn relevante Inhalte schnell ersichtlich sind, ohne dass man sich durch endlose Absätze kämpfen muss.  Für das Maisberger Journal bedeutet das: Lieber mal ein Format für den nächsten Monat aufsparen, als alles auf Teufel komm raus noch in der aktuellen Ausgabe unterzubringen. Texte in Romanlänge sind hier nicht erwünscht.

4. Planung

Wie bei so vielem ist das A und O einer Newsletter-Kampagne die Planung.  Wir haben das Wort „Kampagne“ bewusst gewählt, da es wichtig ist, dass der Newsletter in regelmäßiger Frequenz versendet wird. Auch hier gilt: Weniger ist manchmal mehr. Die Relevanz der Informationen sollte über allem stehen. Wenn das also bedeutet, dass der Newsletter nur ein Mal pro Monat erscheint, then that’s the way to go. Um eine regelmäßige Erscheinungsweise zu gewährleisten, hilft z.B. ein Redaktionsplan. Hier werden sämtliche Ausgaben eines Jahres inklusive etwaiger Deadlines und Erscheinungsdaten aufgeführt. Das spart euch im Nachhinein Arbeit und erleichtert euch die Planung von Interviews und anderen Formaten, bei denen ihr auf die Kooperation von anderen angewiesen seid.

Fazit

Newsletter: Nicht so verstaubt wie ihr Image  

Begeisterung löst das Wort „Newsletter“ am Anfang wohl bei den wenigsten aus. Das war bei mir nicht anders. Was mich überrascht hat: Je nach Kontext und Art der Umsetzung, kann das Erstellen eines Newsletters einen echten Mehrwert bringen. Das Verfassen von Texten, die genau das tun, gehört zum kleinen Einmaleins des Schreibens und damit zur Grundausbildung eines jeden PR-Einsteigers. Das Maisberger Journal stellt für Praktikanten die perfekte Herausforderung dar, um das eigene PR Wissen zu erweitern und sich gleichzeitig kreativ zu entfalten.

PR und Vertrieb – oder: Warum telefonieren Spaß macht!

Vor drei Wochen hat Flo euch darüber berichtet, wie er für Maisberger auf einer Messe war. Da wäre es echt langweilig, wenn ich noch mal über eine Messe schreibe. Wisst ihr was? Ich mache es trotzdem – weil ich letzte Woche auf die it-sa in Nürnberg durfte. Damit ihr aber nicht gleich zum nächsten Blog springt, erzähle ich euch etwas Neues: nämlich davon, was eine Messe für uns mit Vertrieb und dem Telefon zu tun hat.

Kunden, Journalisten, die Messe und ich

Im Blogbeitrag von Flo habt ihr es ja schon gelesen: Auf einer Messe organisieren und begleiten wir Gespräche zwischen Medienvertretern und unseren Kunden. Auf den meisten Messen sind viele Journalisten vor Ort – oft sogar mit eigenen Ständen für die Magazine. Und weil sie eh schon da sind, haben sie Lust und Zeit für Interviews. Bestenfalls freut sich der Kunde auch auf alle möglichen Gespräche und Kontakte mit den Medienleuten. In dem Fall entsteht eine typische Win-Win Situation, die wir als PR-Berater nutzen müssen.

Vertrieb: Auch ein Teil von PR

Das heißt, wir lehnen uns einfach zurück und bringen sie dann auf der Messe zusammen? Natürlich nicht! Jetzt kommt nämlich erst der Teil unserer Arbeit, der mit Blut, Schweiß und Tränen verbunden ist. Zugegebenermaßen ist das ein wenig übertrieben – trotzdem sind Messevorbereitungen eine ganze Menge Arbeit.

Und falls ihr es noch nicht wusstet: In jedem PR-Berater steckt auch ein verkappter Vertriebler. Damit ist wohl auch klar, was unsere wichtigste Aufgabe vor einer Messe ist: Verkaufen. Natürlich ist das kein Verkauf im klassischen Sinn, aber wir müssen den Journalisten die Gespräche mit unseren Kunden aktiv anbieten und schmackhaft machen. Denn obwohl es schön ist, dass viele Journalisten vor Ort sind, sind auch viele Firmen auf solchen Messen – oft mehr, als ein Redakteur allein interviewen kann. Von daher muss er einen echten Mehrwert von dem Gespräch haben, um uns einen Termin in seinem ziemlich vollen Terminkalender zu schenken.

Verteiler – Wir lieben Verteiler

Wie so oft in der PR-Arbeit beginnt auch hier unsere Reise damit, einen Medienverteiler anzulegen. Über den schicken wir dann eine erste Einladung per Mail an die Redakteure, die wir für uns gewinnen wollen. Es wäre grandios, wenn uns jetzt die Medienvertreter mit Zusagen bombardieren würden – kleiner Spoiler: Das tun sie meistens nicht, wenn man nicht das neue und revolutionäre Produkt hat, auf das alle nur gewartet haben. Wenn doch schon Antworten kommen, bedeutet das meist entweder eine Absage oder echtes Interesse.

Unser Freund das Telefon

Viel spannender wird es, wenn unsere Kontakte nicht antworten, dann müssen wir ihnen nämlich nachtelefonieren. Wieder und wieder – bis wir sie erreichen. Wenn wir sie dann am Telefon haben, müssen wir unseren ganzen Charme (und nebenbei natürlich auch das angebotene Wissen des Kunden) spielen lassen, um das Interesse des Redakteurs zu bekommen. Direktes Auflegen, genervte Nachfragen, nicht erhaltenes Material – wer schon im Vertrieb gearbeitet hat, kennt die Vielfalt der Reaktionen. Wichtig ist, immer freundlich zu bleiben und nicht aufzugeben. Der Redakteur hat keine Zeit? Vielleicht will er ja trotzdem ein Interview nach der Messe! Jede Chance, die wir dem Kunden bieten können, mit den Journalisten in Kontakt zu kommen ist wertvoll. Egal ob auf der Messe oder wann anders.

Und wofür das alles?

Ja, diese Arbeit ist manchmal echt anstrengend und teilweise sogar frustrierend. Aber eines kann ich euch versprechen: Am Ende ist fast nichts so toll wie das Gefühl, wenn man dem Journalisten nach dem Gespräch die Hand gibt und auf die Veröffentlichung des Interviews wartet. Das ist der Moment, an dem man weiß, wofür man die ganze Arbeit gemacht hat und dass man dem Kunden eine hoffentlich großartige Veröffentlichung beschert hat. Dafür lohnt es sich auch, die eine oder andere Absagen zu bekommen.

Du möchtest in Zukunft auch für unsere Kunden mit Redakteuren telefonieren?

Dann nimm doch Kontakt mit uns auf! 

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Für Maisberger auf der Messe

„Wenn jemand eine Reise tut, dann kann er was erzählen“ (Matthias Claudius) – das gilt auch für unseren Trainee Florian. Er durfte im Frühjahr für Maisberger zur weltgrößten Industriegütermesse nach Hannover reisen und dort einen Kunden bei der Pressearbeit unterstützen. Wie die Vorbereitungen dafür aussahen, was Florian auf der Messe erlebt hat und wie es danach weiterging, erzählt er im Interview.

Florian, wie kam es dazu, dass du Maisberger auf der Hannover Messe (HMI) vertreten hast? Und was genau hast du dort gemacht?

Ich bekam im Winter das Angebot, die PR-Aktivitäten für einen unserer Robotik-Kunden im Zusammenhang mit der HMI zu organisieren. Ich musste nicht lange überlegen, ob ich den Job übernehmen möchte – denn Teil der Aufgabe war, nach Hannover zu reisen und die Pressearbeit am Messestand zu erledigen. Also:

  • Journalisten, die sich für ein Interview mit Vertretern des Unternehmens angemeldet hatten, in Empfang zu nehmen;
  • die Gespräche vorzubereiten und zu begleiten;
  • die Medienvertreter mit Info-Materialien zu versorgen.

Auch um Journalisten, die unangekündigt am Stand vorbeikamen, habe ich mich gekümmert.

Wie sahen die Vorbereitungen auf die Messe aus?

Mit der Organisation von Unterkunft und Anreise war es nicht getan – im Vorfeld der Messe galt es, einen umfangreichen Projektplan abzuarbeiten. Ich habe zunächst Einladungen an die Pressevertreter und eine Pressemitteilung erstellt und versandt. Dann habe ich bei den Redaktionen per Telefon nachgefasst und versucht, möglichst viele weitere Interview-Termine zu arrangieren. Insgesamt 17 Interviews konnten wir so vereinbaren. Um die Sprecher des Unternehmens darauf vorzubereiten, haben wir für jedes Interview ein Briefing erstellt. Daneben gab es noch eine Menge weiterer organisatorischer Maßnahmen zu ergreifen:

  • zum Beispiel Press Kits zur Abgabe an die Journalisten zusammenzustellen,
  • Postings für die Social-Media-Kanäle unseres Kunden zu formulieren oder
  • Bewerbungen für Awards einzureichen, die auf der Messe verliehen werden sollten.

Dabei hatte ich stets Unterstützung durch Kollegen aus meinem Team. Die Koordination der einzelnen Projektschritte lag aber bei mir.

Mit dem ICE ist Florian von München nach Hannover gereist. 

Insgesamt warst du an drei Tagen auf dem Messegelände. Wie haben deine Arbeitstage dort ausgesehen, und was hast du erlebt?

Um überhaupt zur Messe zu gelangen, musste ich pendeln – meine Unterkunft befand sich nämlich in Braunschweig, das liegt ungefähr 60 km von Hannover entfernt. Zur Messe sind die Hotels in Hannover und Umgebung stets ausgebucht. Auf dem Messegelände selbst hat mich dann erst einmal ein längerer Fußmarsch erwartet – die Distanzen dort sind riesig. Ich bin stets gegen 9 Uhr am Messestand eingetroffen und habe die Unternehmenssprecher und mich auf die Interviews vorbereitet. Ich war bei fast allen Pressegesprächen anwesend und habe mir Notizen gemacht. Außerdem habe ich darauf geachtet, dass die Sprecher angemessen antworten und die Journalisten die Infos erhalten, die sie brauchen.

Außerhalb der Interview-Termine hatte ich immer wieder Gelegenheit, mich auf dem Messegelände umzusehen. Ich fand nicht nur dessen Dimensionen beeindruckend, sondern auch das bunte Treiben, das dort herrschte. Die HMI ist Anziehungspunkt für Medien und Besucher aus der ganzen Welt. Auch die vielen technischen Innovationen, die auf der Messe präsentiert wurden, waren superspannend. Mein Arbeitstag endete gegen 18 Uhr – nachdem ich in mein Hotel zurückgekehrt war und etwas gegessen hatte, bin ich todmüde ins Bett gefallen.

Was hat sich aus den Pressegesprächen ergeben?

Die Interviews dienten nicht nur der Beziehungspflege zwischen unserem Kunden und den entsprechenden Medien. Aus vielen der Gespräche haben sich ganz konkrete Beitragsoptionen ergeben, die wir in den folgenden Monaten in die Tat umgesetzt haben. Dadurch konnten wir für zusätzliche Berichterstattung über unseren Kunden sorgen.

Wenn du heute auf deine Zeit auf der Hannover Messe zurückblickst: Wie lautet deine Bilanz?

Vielen der Journalisten, mit denen wir regelmäßig zu tun haben, bin ich in Hannover zum ersten Mal persönlich begegnet. Das hilft mir heute im Umgang mit Medienvertretern, denn ich konnte feststellen: Das sind auch nur Menschen. Das Gleiche gilt für unseren Kunden – mit vielen Mitarbeitern hatte ich bis dato nur E-Mails ausgetauscht oder telefoniert. Jetzt verbinde ich auch Gesichter mit den Namen. Im Rahmen der Organisation der Pressearbeit für unseren Kunden konnte ich außerdem erste Erfahrungen im Projektmanagement sammeln. Die Vor- und Nachbereitungen der Aktivitäten auf der Messe waren umfangreich, aber ich konnte jede Menge Learnings und viele neue Eindrücke mit nach Hause nehmen. Ich bin dankbar für diese Chance – denn ich war nie zuvor auf einer Messe.

Vielen Dank für das Gespräch, Florian!

Du möchtest die PR kennenlernen und für unsere Kunden auf Reisen gehen? 

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Strukturierter Agenturalltag – Zeitmanagement leicht gemacht

Ob Zettelwirtschaft oder säuberlich geführter Terminplaner – Wir alle bei Maisberger müssen unseren Tag strukturieren und haben Deadlines, die wir einhalten müssen. Ein gutes Zeitmanagement ist daher das A und O im Agenturalltag. Unser Aufgabenfeld ist vielfältig: Meetings, Recherche, Texten und hin und wieder eine spontane Fast Action zu einem aktuellen Thema. Das will erstmal alles gut organisiert werden, ohne etwas zu vergessen. So lernen wir Trainees auch jeden Tag etwas über gutes Zeitmanagement.

Unsere 5 wichtigsten Zeitmanagement Tipps gibt es für euch hier:

1. Überblick

Klingt einfach – ist es manchmal nicht. Die gute alte To-Do Liste ist euer bester Freund um den Überblick zu behalten. Schreibt alle Aufgaben auf, die ihr erledigen müsst, egal ob auf Papier oder digital. Alles, was einmal aufgeschrieben ist, vergesst ihr weniger schnell. Geheimtipp: Die Not-To-Do Liste! Hier könnt ihr die kleinen Zeitfresser eintragen, die sich heimlich in den Arbeitsalltag schleichen.

2. Priorisierung

Der schwerste Punkt für viele von uns. Hier hilft euch die sogenannte Eisenhower-Matrix weiter. Bewertet eure Aufgaben in den Kategorien „wichtig“ und „dringend“ und schon hilft euch die Matrix auf einen Blick weiter. Wichtige aber nicht dringende Aufgaben auch wirklich zu terminieren, war etwas, dass ich beispielsweise lange nicht gemacht habe – Und natürlich habe ich dann durchaus auch mal was vergessen. Welche Aufgaben sind jetzt aber wirklich wichtig? Tja, für diese Einordnung gibt es kein einfaches Rezept. Hier hilft neben einem kurzen Gespräch mit eurem Teamlead nur: mit der Zeit herausfinden, wie wichtig eure verschiedenen Aufgaben wirklich sind.

Als Trainees können wir meist keine Aufgaben delegieren. Aber ein kurzes Gespräch mit der Teamleitung wirkt hier wahre Wunder, was uns schon zu Tipp Nummer 3 bringt…

3. Vorausplanung

Hier ist knallharte Ehrlichkeit gefragt. Überschätzt euch nicht, ein Artikel wird sich meistens nicht in ein bis zwei Stunden schreiben. Zusätzlich hält der Agenturalltag viele Überraschungen bereit, die euren Zeitplan durcheinanderbringen können. Mit der Zeit werdet ihr immer routinierter darin, die nötige Zeit für eure Aufgaben einzuschätzen. Bis dahin plant lieber etwas Puffer ein. Und solltet ihr merken, dass ihr Deadlines nicht halten könnt, redet mit eurem Team. Ich verspreche euch, eure Teamleitung will lieber vorher wissen, dass ihr zu viele Aufgaben habt, als hinterher zu erfahren, dass Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt worden sind.

Und in die andere Richtung gilt übrigens dasselbe. Wenn klar wird, dass Leerlauf entsteht, meldet euch! Die wenigsten werden traurig sein, wenn sie noch eine Aufgabe abgeben können.

4. Abkapseln

Natürlich will sich niemand von uns hinter seinem Rechner verkriechen. Aber manchmal braucht man seine volle Aufmerksamkeit für eine Aufgabe. In diesem Fall heißt es: Alle anderen Aufgaben weglegen, Telefon sowie Teamkommunikation ausschalten und volle Konzentration! Natürlich solltet ihr so etwas auch mit euren Kollegen abstimmen, weil es Zeiten gibt, in denen ihr eben nicht einfach in ein schwarzes Loch verschwinden könnt.

5. Blockarbeit

Arbeitet ähnliche Aufgaben zusammen ab! Wenn es Dinge im Arbeitsalltag gibt, die sehr ähnlich ablaufen, könnt ihr diese gut zusammen bearbeiten. Ihr seid einmal im Workflow und spart euch so eine Menge Zeit. Ein gutes Beispiel hierfür sind unsere Clippings, also Kopien von Artikeln, Pressemitteilungen und anderen Inhalten, die wir erfolgreich platzieren konnten. Clippings werden bei uns meistens sehr ähnlich für alle Kunden erstellt. Hier können wir uns immer viel Zeit sparen, wenn wir beispielsweise nur einmal an den Kopierer gehen müssen und alles auf einmal scannen können.

Es ist noch kein Meister des Zeitmanagements vom Himmel gefallen, also macht euch nichts draus, wenn ihr nicht von Anfang an einen perfekt gestylten Tagesplan habt. Aber wenn ihr die Tipps umsetzt, die für euch gut funktionieren, werdet ihr keine Panik mehr bekommen, wenn es mal etwas stressiger wird.

Du möchtest in Zukunft mit uns deinen Tagesablauf planen?

Dann nimm dir kurz Zeit und wirf ein Auge auf unsere offenen Stellen – unser Team sucht genau dich!

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Soziale Medien als Tool – Unser Lunchmeeting Teil 2

In meinem letzten Beitrag bin ich auf unser erfolgreiches Lunchmeeting eingegangen. Dabei fokussierte ich mich auf die äußeren Rahmenbedingungen und wie das Projekt uns als Gruppe zusammenwachsen ließ. Worüber wir überhaupt referiert haben, lässt sich allerdings nur anhand des Titels erahnen: „Trainee-Blog und Instagram als Employer Branding-Tool“. Soziale Medien als Tool? Was genau bedeutet das und was wollen wir überhaupt erreichen?

Ganz allgemein lässt sich unser Blog und auch unser Instagram-Kanal in einem Satz zusammenfassen:

„Wir möchten euch einen Einblick in unsere Arbeit, in das Berufsfeld PR und in unseren Agenturalltag gewähren.“

Doch kann man so etwas abstraktes wie PR und einen Agenturalltag in Worte fassen? Das ist die große Herausforderung für uns Trainees. Wie wir das umsetzen, ist aber ganz uns überlassen. Den Traineeblog und den Instagramkanal sehen wir deswegen als kreative Tollwiese:

Aber auch jede Art von Kreativität braucht etwas Struktur und Ordnung. Deswegen haben wir uns Konzepte für die entsprechenden sozialen Medien überlegt. Ein Überblick:

Traineeblog:

Der Traineeblog ist unsere Plattform, um Maisberger für Außenstehende greifbarer zu machen. Die Themen drehen sich alle um unser berufliches Handeln – sei es nun ein Projekt, welches wir realisiert haben, unsere Learnings oder unsere Erfahrungen, die wir gesammelt haben.

Wir organisieren uns hier selbst und haben auch einen eigenen Bearbeitungsprozess entwickelt:

Wir recherchieren und sprechen uns intern ab, über was wir schreiben möchten. Dann geht es an die Textierung und die Planung von grafischen Elementen (so auch die Fotos, Grafiken oder GIFs). Wir laden dann den Blogbeitrag hoch, optimieren ihn und vervollständigen ihn mit den zuvor ausgewählten Elementen. Und dann? Dann kommt die Freigabe für den Beitrag und wir können auf das Feld „Veröffentlichen“ klicken:

Instagram:

Bei Instagram nutzen wir die Popularität des sozialen Netzwerkes, um unseren Agenturalltag zu zeigen. Dafür haben wir uns auch entsprechende Formate überlegt – das Maisberger Team, persönliche Gegenstände von Mitarbeitern oder unsere gemeinsame Freizeit. Ganz Instagram-typisch aber auch saisonale Bilder oder Food-Pictures. Natürlich verwenden wir auch entsprechende Hashtags. Eine Auswahl der lustigsten findet ihr hier:

Zusätzlich zu den Konzepten mussten wir uns natürlich noch ein paar andere Gedanken machen – welche Uhrzeit ist die beste für einen Post? Wann wird der Blogbeitrag gepostet, wann das entsprechende Instagrambild? An welche Zielgruppe sind mein Text und Bild gerichtet?

Hierfür tauschen wir uns intensiv untereinander aus. Da jeder von uns unterschiedlich lang bei Maisberger ist, hat jeder seinen ganz persönlichen Erfahrungsschatz. Jeder kann aus diesem schöpfen und teilt auch diesen gerne. Auf diese Weise geben wir unser Wissen stetig weiter und können so auf den Erfahrungen bisheriger Trainees und Praktikant*innen aufbauen.

 Haben wir unser Konzept gut durchdacht? Dann schreib uns doch einen Kommentar!