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Ein wichtiger Partner: Was es im Kontakt mit Redakteuren zu beachten gibt

Die Referenzgeschichte für den Kunden ist geschrieben und freigegeben – Füße hoch und Feierabend? Nein, noch lange nicht! Denn der fertige Text erscheint nicht automatisch in einem Fachmagazin oder einem Wirtschaftsmedium. Dem geht noch ein wichtiger Arbeitsschritt im Alltag eines PR-Agenten voraus, der oftmals mit dem Griff zum Hörer beginnt: Der Pitch. Am anderen Ende der Leitung sitzen Redakteure, die darüber entscheiden, ob eine Story ins nächste Heft kommt oder nicht. Was es im Kontakt mit Redakteuren zu beachten gibt, um an dieser Stelle Erfolg zu haben, hat uns unsere Content Marketing Managerin Ulinka Wagner verraten.

Kleiner Exkurs: Wie unterscheiden sich PR-Agenten von Redakteuren?

Das Schreiben ist zwar auch des PRlers täglich Brot, sein Aufgabenspektrum geht aber noch weit darüber hinaus. Ein großer Unterschied zum Redakteur liegt vor allem in der Zielgruppe und in den Rahmenbedingungen, die damit verbunden sind.

“Es geht beide Male darum, Kunden zu erreichen. Bei einer Redaktion sind es die Käufer des Mediums, bei Agenturen sind es die potentiellen Kunden der Auftraggeber.”

Ulinka Wagner

Content Marketing Managerin, Maisberger, und erfahrene Redakteurin

Während Redakteure also den Lesern ihres Mediums verpflichtet und gewissermaßen flexibel darin sind, entscheiden zu können, worüber sie schreiben, handeln PRler allein im Auftrag eines Unternehmens.

Den richtigen Ansprechpartner kontaktieren

Wer interessiert sich also überhaupt für meine Referenzgeschichte? Eine wichtige Frage, denn landet das Thema beim falschen Ansprechpartner, kann dieses schnell mal keine Beachtung bekommen. Denn Redakteure erhalten jeden Tag zuhauf PR-Anfragen. Dazu lohnt es sich, einen Blick auf die personelle Zusammensetzung einer Redaktion zu werfen:

  • Der Chefredakteur
    Bevor eine Idee überhaupt in den Themenplan aufgenommen, geht sie über den Tisch des Chefredakteurs. Neben der Vorgabe für die Ausrichtung journalistischer Inhalte ist der Chefredakteur vor allem für das Führen der Redaktion und die Einhaltung von Leitlinien nach Presserecht und Herausgeber verantwortlich. Ein Themenvorschlag von außerhalb kann hier schon mal „nach unten“ weitergeleitet werden, aber auch schnell ins Leere gehen.
  • Ressortleiter
    Gerade größere Medien sind in verschiedene Themengebiete unterteilt, sogenannte Ressorts, beispielsweise in Politik, Wirtschaft, Kultur und Sport. Der Ressortleiter kann sich hierbei auf sein Fachgebiet spezialisieren und erarbeitet mit seinen Redakteuren eigenverantwortlich neue Ideen und Konzepte. Erwischt man also den zum Pitchthema passenden Ressortleiter, steigen die Chancen auf eine Veröffentlichung.
  • Redakteure
    Redakteure sind immer auf der Suche nach neuen Stories und damit oft erste Anlaufstelle für einen PRler. Von Themenfindung über Recherche bis zum Verfassen und Redigieren von Beiträgen beschäftigt sich der Redakteur mit den kreativen Aufgaben des Tagesgeschäfts – immer in Absprache mit dem Chefredakteur.

“Als Redakteurin musste auch ich alle neuen Themen meiner Chefredakteurin präsentieren – ein interner Pitch quasi. Aktualität und Relevanz sind hier wichtige Stichworte.”

Ulinka Wagner

Content Marketing Managerin, Maisberger

Ob in einer Redaktion alle klassischen Positionen besetzt sind, hängt von der Größe eines Mediums ab. Kleinere Branchenmagazine können durchaus nur aus einem Chefredakteur bestehen, der allein oder mit wenig Personal für den Inhalt verantwortlich ist. In größeren Redaktionen gilt es, genau hinzuschauen und zu entscheiden, welches Ressort oder welcher Redakteur genau mein Themengebiet behandelt.

Vorher schlau machen, welche Formate für ein Medium interessant sind

Jede Redaktion hat eigene Vorlieben, die einen wollen nur Themenvorschläge und Input, die anderen nehmen auch gerne mal einen fertigen Beitrag an. „Letzteres ist eher bei kleineren Redaktionen möglich, die den Aufwand zeitlich nicht stemmen können und wenig Budget haben“, so Ulinka. „Bei hochwertigen Formaten ist vor allem eine einheitliche Sprache wichtig, das Schreiben übernehmen daher die Redakteure immer selbst.“

Den Redaktionsalltag im Hinterkopf behalten

„Vorneweg: ein Patentrezept für den richtigen Zeitpunkt gibt es nicht“, sagt Ulinka. „Es gibt morgens oft feste Redaktionsmeetings, wie häufig diese stattfinden hängt ganz von der Größe des Mediums ab und mit welcher Häufigkeit es erscheint.“ Danach folgen Außentermine, Meetings mit Chefredakteuren oder Ressortleitern und die redaktionelle Arbeit – das kann schon mal für einen hektischen Arbeitstag sorgen. Dies im Hinterkopf zu behalten kann also ein entscheidender Faktor für den Platzierungs-Erfolg sein.

Eine gute Beziehung kann Gold wert sein

„Es spielt eine wichtige Rolle, wie gut Redakteure und PRler sich kennen und ob sie gut miteinander können“, erzählt Ulinka. „Wichtig ist, auf Augenhöhe miteinander zu kommunizieren. Es ist ja gewissermaßen ein Spiel mit offenen Karten: Die Redakteure wissen, PRler wollen ihre Themen unterbringen und die Redakteure brauchen Themen. Ohne die Unternehmensnews die ihnen PR-Agenturen anbieten, müssten sie alles selbst recherchieren. Vor dem Hintergrund klein besetzter Redaktionen und zunehmenden Zeitdrucks, ist das nicht immer machbar.“ Sinnvoll ist auch, gemeinsam Themen zu entwickeln, zu erfragen, was eine Redaktion für die nächsten Ausgaben plant und welche Themen gut passen könnten.

Durch gute Zusammenarbeit zum Erfolg

Redaktionen erweisen sich als wichtige Partner im Tagesgeschäft von PR-Agenturen. Das bedeutet für erfolgreiche Pressearbeit: Beziehungsaufbau zu Redakteuren ist das A und O! Und für die Platzierung meiner Referenzgeschichte gilt: Den genauen Ansprechpartner zu kennen sowie zeitlich und redaktionell richtig zu agieren, damit mein Angebot auch maximale Aufmerksamkeit bekommt.

Habt ihr noch Fragen zur Zusammenarbeit von PR-Agenturen und Redaktionen? Dann hinterlasst uns einen Kommentar!

How to: Kommunikation der Employer Brand

Employer Branding (dt. Arbeitgebermarkenbildung) ist einer der vielen Disziplinen der Unternehmenskommunikation, bei der sich die Kommunikation rund um den Menschen dreht – eine Kernaufgabe des Human Centered Communications Teams bei Maisberger. Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Employer Brand (dt. Arbeitgebermarke) zu entwickeln und nach außen und nach innen effektiv zu vertreten. Wie machen wir das?

Kommunikation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Employer Brand

Employer Branding enthält viele einzelne Schritte, von denen keiner außen vorgelassen werden darf. Angefangen bei der Analyse des Ist-Zustandes bis hin zur Messung des Erfolgs.

Einen dieser Schritte möchte ich euch heute vorstellen: die Kommunikation der Employer Brand. Eine großartige Employer Brand bringt nicht viel, wenn sie nicht auch an die gewünschte Zielgruppe (Bewerber und Mitarbeiter) kommuniziert wird.

In allen (Arbeitgeber-)Kommunikationsmaßnahmen sollte sichergestellt werden, dass die dargestellte und tatsächliche Realität der Employer Brand übereinstimmen. Damit kann man ganz einfach vermeiden, dass es zu Missverständnissen kommt.

Die gesamten Kommunikationsmaßnahmen des Unternehmens müssen in Einklang mit der Employer Branding Strategie erfolgen. Das fängt bei den Posts auf den Social-Media-Kanälen an, über das Auftreten der Mitarbeiter bei Karrieremessen bis hin zu Vorstellungsgesprächen. Überall, wo Zielbotschaften vermittelt werden.

Achtung: Macht ein Unternehmen den Fehler Zielbotschaften ohne Abgleich mit der Employer Branding Strategie zu formulieren, kann folgendes passieren: Es könnten zu viele – oft widersprüchliche – Botschaften in Umlauf geraten. Das führt dazu, dass sich bei der Zielgruppe kein einheitliches Bild der Employer Brand bilden kann.

So findet man Klarheit bei der Botschaftsfindung

Um die komplexe Employer Brand richtig zu kommunizieren, müssen die richtigen Botschaften zur richtigen Zielgruppe gelangen. Wie formuliere ich diese idealen Botschaften und auf was muss ich achten? Gibt es verschiedene Arten von Botschaften?

  • Kernbotschaften oder auch „universelle Botschaften“
    • Alle Kommunikationsmaßnahmen müssen mit Kernbotschaften im Einklang stehen. Das Ziel hierbei ist es, das gewünschte Bild des Unternehmens im Kopf der Zielgruppe zu erzeugen. Kernbotschaften können z.B. auf Karrierewebsites oder Messedisplays verwendet werden.
      Beispiele für Kernbotschaften: Darstellung des Selbstbildes als Arbeitgeber oder der Unternehmenskultur.
  • Botschaften je Zielgruppe
    • Kernbotschaften werden mit zielgruppenspezifischen Inhalten ergänzt. Hierzu wird zuerst die Zielgruppe segmentiert, z.B. in Führungskräfte und Auszubildende, und die Kernbotschaften zielgruppenspezifisch aufbereitet. Erst dann sollten sie z.B. in Stellenanzeigen oder auf den Unterseiten der Karrierewebsite verwendet werden.
      Beispiele für zielgruppenspezifische Botschaften: Wichtigkeit des Coachings für Nachwunschkräfte oder der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
  • Fortführende Themen
    • Fortführenden Themen gelten ebenfalls als zielgruppenspezifische Botschaften. Hierunter versteht man Themen, die besonders wichtig sind für Interessenten, die sich schon intensiver mit dem Arbeitgeber beschäftigt haben.
      Beispiele für fortführende Themen: Weiterbildungsmöglichkeiten oder die Work-Life-Balance.

Kommunikation ist vielseitig

Nun habt ihr einen kleinen Einblick in die Kommunikation der Employer Brand erhalten und habt bestimmt gemerkt, dass hier viel Feingefühl nötig ist. Es ist für die Mitarbeitergewinnung und -bindung erfolgsentscheidend, eine starke Employer Brand zu haben und damit diese auch von den richtigen Menschen wahrgenommen wird, muss sie genauso stark kommuniziert werden.

Ihr wollt mehr über Employer Branding lernen?

Lest hier!

Online Lesen – online Texten: Worauf es beim Verfassen von Webtexten ankommt

In zehn Sekunden blinzelt ein Mensch im Durchschnitt zwei Mal. Sinngemäß entsprechen zehn Sekunden also zwei Augenblicken. Eigentlich eine kurze Zeitspanne, doch beim Online Lesen reicht sie häufig schon für ein erfolgsentscheidendes Urteil: Erscheint ein Beitrag interessant genug, um einen User zu halten oder springt er direkt wieder ab?

Nach vorne oder zurück?

Bleibt der Leser also auf der Seite oder geht er den Schritt zurück zur Google-Suche nach einer weiteren Informationsquelle? Gerade für Blogger und andere Online-Texter ist es wichtig zu wissen, nach welchen Kriterien diese Entscheidung fällt.

Deshalb ist vor der Texterstellung eine Auseinandersetzung mit dem typischen Leseverhalten im Web ein Schlüssel zum Erfolg. Das Online Lesen unterscheidet sich nämlich weitreichend von der Lektüre eines guten Buches. Denn Nutzer überfliegen einen Text nur auf der Suche nach relevanten Informationen – „scannen“ ihn also mehr, als ihn tatsächlich zu lesen. Lediglich 16 % vertiefen sich vollständig in einen Online-Beitrag. Dafür gibt es einige Gründe:

  1. Das Lesen am Bildschirm ist anstrengend – im Durchschnitt braucht man 25% länger als bei einem Offline-Text.
  2. Das Internet wird – abgesehen von Programmen wie Netflix – eher als Informations- statt Unterhaltungsmedium gesehen. User suchen also schnelle und klare Antworten auf ihre Fragen.

Lesen in F-Form

Doch was heißt das nun genau für unser Online-Leseverhalten? Der Webseitenforscher Jakob Nielsen ist dieser Frage auf den Grund gegangen: Durch eine Eye-Tracking-Studie fand er heraus, dass User dazu tendieren, in F-Form über Webseiten zu fliegen. Damit ist gemeint, dass sie zuerst horizontal über die ersten Zeilen lesen. Dann überfliegen sie einen Teil der linken Seite und gehen für ein paar Absätze wieder in die Horizontale. Im Anschluss daran scannen User die linke Seite in die Vertikale.

Das Hauptaugenmerk liegt links oben

Bereits hier wird deutlich, wo der Fokus des Nutzers beim online Lesen liegt: auf der linken Seite mit circa 75 % der Besuchszeit. Nur das restliche Viertel hüpfen die Augen, auf der Suche nach spannenden Inhalten, auch über die rechte Seite. Außerdem beschäftigen sich 8 von 10 Lesern nur mit dem Inhalt “above the fold“ – also dem oberen, sofort sichtbaren Teil eines Beitrags, wie der Überschrift und dem Teaser. Selbst ein User, der „below the fold“ scrollt, beachtet im Schnitt auch nur 50 – 60% des Contents. 10% scrollen sogar überhaupt nicht.

Tipps für bessere Aufmerksamkeit

Daraus folgt die ernüchternde Bilanz, dass online nur etwa ein Fünftel des Inhalts überhaupt gelesen wird. Doch jetzt nur nicht die Köpfe hängen lassen! Es gibt einige Tipps und Tricks, um die Leseaufmerksamkeit zu erhöhen:

  1. Gestaltet den Text übersichtlich durch:
  • Unterüberschriften
  • Hervorhebung einzelner Schlüsselwörter durch Fettung oder Farbe
  • Grafische und multimediale Elemente
  • Kompakte Listen oder Bulletpoints

 

  1. Nutzt die F-Form für euch durch:
  • die Platzierung der wichtigsten Infos und Schlüsselwörter immer links am Anfang von Textbausteinen
  • den Aufbau des Webtextes nach der Methode der „Inverted Pyramid“

Wenn ihr bei eurem Blogbeitrag auf diese Hinweise achtet, bringt das so manchen Vorteil mit sich: Zum einen wird sich die Absprungrate verringern. Zum anderen könnt ihr sicherstellen, dass die User das richtige Fünftel eures Beitrags lesen. Nämlich das mit den relevantesten Informationen, die man vermitteln möchte. Und als netter Nebeneffekt erhöht ein verbessertes Lese-Erlebnis außerdem die Chance, dass ein Besucher wiederkommt. So können aus den ersten zehn Sekunden wirklich wertvolle Augenblicke werden.

 Ihr möchtet die verschiedenen Textarten der PR kennen lernen und erfahren, worauf es jeweils beim Verfassen ankommt? 

 

Lest hier!

Auf Kurs bleiben – Krisenkommunikation in Social Media

Unternehmenskommunikation über soziale Netzwerke ist heute kaum noch aus der Marketingstrategie wegzudenken. In kürzester Zeit auf breiter Ebene eine große Öffentlichkeit erreichen, genau das will man doch. Was aber geschieht, wenn Unternehmenskommunikation ihr Ziel verfehlt, Diskussionen ins Negative umschlagen und im Social Web das losbricht, was unter dem Begriff „Shitstorm“ als geflügeltes Wort Einzug gehalten hat?

In sozialen Netzwerken auf breiter Basis zu agieren bedeutet eine Erwartungshaltung zu erfüllen und zur Interaktion anzuregen. Und bei vielen potenziellen Diskussionsteilnehmern kann es schnell passieren, dass genau dieser Anspruch als nicht erfüllt angesehen wird. Die Folge: Ein Unternehmen kann sich lawinenartig in einem Shitstorm wiederfinden, der sich bei falscher Handhabung schnell zur handfesten Krise entwickeln kann.

Präventiv handeln – Krisenkommunikation beginnt schon vor der Krise

Wer erfolgreich Krisenkommunikation in sozialen Netzwerken bewältigen will, muss schnell reagieren und aktiv managen. Und das sollte nicht erst im tatsächlichen Krisenfall eintreten, sondern bereits davor und idealerweise auch danach geschehen. Natürlich kann man dabei nicht alle möglichen Entwicklungen voraussehen, aber eine umfangreiche Auseinandersetzung mit dem Thema kann im Ernstfall den entscheidenden Unterschied machen. Was sollte dabei also beachtet werden?

Vier Faktoren erfolgreicher Krisenkommunikation in Social Media

1. Auf den Ernstfall vorbereiten
Es wird kaum möglich sein, für alle Eventualitäten einen Notfallplan zu haben, aber es gibt Fälle, in denen ein Krisenfall sehr viel wahrscheinlicher ist. Bei Unternehmen bilden hier beispielsweise Kritik an Produkten oder Dienstleistungen Möglichkeiten für Krisenausbrüche. Es lohnt sich hier, rechtzeitig darüber nachzudenken, wie man damit umgehen kann. Wer vorausschauend einen geeigneten Krisenplan aufstellt, kann auf einen entstehenden Ernstfall direkt und schnell reagieren. Ein umfangreiches Monitoring hilft dabei mögliche Krisenherde frühzeitig zu identifizieren, sowie gute Beziehungen zu einflussreichen Multiplikatoren und Influencern aufzubauen. Das kann sich zusätzlich auch über die eigentliche Krise hinaus als äußerst wertvoll erweisen, denn einflussreiche Personen im Social Media Bereich spielen für gute PR im Allgemeinen eine wichtige Rolle.

2. Geschwindigkeit ist alles
Geschwindigkeit ist ein entscheidender Faktor in Social Media und das gilt nicht nur für Krisenkommunikation. Was es dafür braucht, ist geschultes Personal, das als eingespieltes Team jederzeit auf eine Krise reagieren kann. Denn wie bei jeder Interaktion über soziale Netzwerke gilt es hier, sein Publikum auf dem Laufenden zu halten. Die aktuelle Sachlage sollte stets zeitnah und schnell an die Öffentlichkeit weitergegeben werden. Wird das versäumt, steigt die Gefahr, dass stattdessen andere Quellen zur Rate gezogen und damit Kontexte verwischt oder Falschmeldungen in Umlauf gebracht werden. Ein Brandbeschleuniger in jeder Krisenbewältigung!

3. Eine Frage der richtigen Botschaft
Schnell zu reagieren heißt oft auch mit unvollständigen Informationen an die Öffentlichkeit zu treten. Das muss aber kein Beinbruch sein, sofern im Rahmen interner Absprachen offene Kommunikation nicht ausgeschlossen wird. Wichtiger ist vielmehr, dass die getroffenen Aussagen glaubwürdig, transparent und empathisch sind.  Es empfiehlt sich daher so zu kommunizieren, dass eine Krise anerkannt, die eigene Verantwortung dafür übernommen und an einer entsprechenden Aufklärung und Lösung gearbeitet wird. Sich empathisch in die Rolle der Rezipienten zu versetzen und entsprechend zu handeln, ist eine sehr gefragte Fähigkeit in der PR und kann auch in der Krisenkommunikation maßgeblich zur Bewältigung beitragen.
Doch Vorsicht! So entscheidend eine schnelle Reaktion auch sein mag, darf hier die Sorgfalt nicht vernachlässigt werden. Gute Absichten bei der Kommunikation schützen nicht vor missverständlichen oder kontraproduktiven Inhalten, deshalb sollten Texte kontinuierlich geprüft werden. Ein zentrales Merkmal, dass sich durch alle Aspekte des Textierens im Marketing zieht.

4. Moderation heißt Kontrolle
Bei all den aktiven Maßnahmen sollte abschließend eines nicht vergessen werden: Erreichbarkeit. Egal welche Medienkanäle verwendet werden, in Zeiten der Krise über den kürzesten Weg stets erreichbar zu sein kann den alles entscheidenden Unterschied machen. Es geht darum, auf kritische Kommentare schnell zu reagieren und die Kontrolle bei der Moderation des Krisenverlaufs zu bewahren. Das ist vielleicht keine endgültige Lösung für die Krisensituation, aber ein effizientes Mittel zur Eindämmung des Lawineneffekts.

Bewährte und neue Methoden verbinden

Betrachtet man diese Faktoren fällt auf, dass bewährte Regeln gelungener Krisenkommunikation auch im Bereich Social Media gelten, mit einem entscheidenden Unterschied: Die Geschwindigkeit, mit der sich Inhalte in sozialen Netzwerken verbreiten können, verstärkt gleichermaßen die Faktoren, die bei Krisenkommunikation ausschlaggebend sind. Wenn sich eine Krisensituation entwickelt, kommt es auf Geschwindigkeit an und darauf, dass die dabei vermittelten Inhalte in sich geschlossen und kohärent sind.

 Musstet ihr euch schon einmal mit einem Shitstorm auseinandersetzen? Hattet ihr auf euren Social Media Accounts schon einmal ausgiebig mit Negativkommentaren (Stichwort Trolle) zu tun? Wie seid ihr damit umgegangen? Schreibt es uns in die Kommentare!

Event-PR – so wird eure Veranstaltung zum medialen Erfolg

Vom roten Teppich bei den Oscars bis zum 20-jährigen Firmenjubiläum: Ein Event ist fester Bestandteil der PR und kann große Erfolge bringen, ist allerdings auch mit einem umfangreichen Organisationsaufwand verbunden.

Die Ziele können sehr unterschiedlich sein. Den Unternehmen und Institutionen dienen Events grundsätzlich der Darstellung nach außen. Damit wollen sie den Bekanntheitsgrad erhöhen und ein bestimmtes Image transportieren. Eine entscheidende Rolle spielt – wie in Public Relations generell – die Presse. Ziel ist die Platzierung relevanter Inhalte in möglichst vielen Medien. Doch welche unterschiedlichen Events gibt es in der PR? Und welche Arbeitsschritte sind zu befolgen?

 

Events, so vielfältig wie die PR

„Events sind eine wichtige Plattform, beispielsweise zur Vorstellung neuer Produkte oder zur Einweihung eines neuen Büros. Darüber hinaus eignen sie sich super zum Networken und Socializen. Vor der Organisation sollte jedoch unbedingt die Relevanz der Ankündigung geprüft werden – ist der News-Wert groß genug, um ausreichend Journalisten für das Event begeistern zu können?“ – Stefanie Köhr, Senior Account Manager bei Maisberger

Die Infografik könnt ihr hier als PDF herunterladen.

To-Dos: vor dem Event

Die Organisation, Ausführung und Nachbearbeitung solcher Events bringt einen großen Organisationsaufwand mit sich und erfordert viel Abstimmung im Team. Folgende Punkte solltet ihr unbedingt beachten:

1. Konzepterstellung und Budgetplanung

Entscheidend für ein Event ist eine Story: Events müssen eine Geschichte erzählen, die sich durch die gesamte Veranstaltung wie ein roter Faden zieht. Diese Story muss zielgruppenorientiert sein und Material für Medien bzw. die anwesenden Journalisten bieten. Visionäre Ideen können dabei die Aufmerksamkeit steigern und dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bringen. Daneben ist die Erstellung eines sauberen Budgetplanes erfolgsentscheidend. Dieses bildet überhaupt erst die Grundlage für das Event und legt den Rahmen fest. Das Budget solltet ihr sinnvoll auf unterschiedliche Posten wie Catering, Location, ggf. Reisekosten usw. verteilen.

2. Location

Im Rahmen der Eventplanung stehen euch verschiedene Locations zur Verfügung. Diese solltet ihr unter anderem nach Anlass, der Anzahl an Personen, der Art des Events und dem Rahmen, in dem das Event stattfinden soll, auswählen. Vor allem ist die Location aber abhängig vom Budget. Ein Pressedinner in der Hamburger Elbphilharmonie wirkt um einiges festlicher als in einem Konferenzraum. Ein Location-Check vor dem Event ist in diesem Zusammenhang sinnvoll.

3. Einladungsprozess

Neben Sprechern, Kunden und Partnern solltet ihr möglichst viele Vertreter der Presse zum Event einladen. Der erste Schritt hierbei ist es festzulegen, welche Medien zum Event passen und welche Vertreter dieser Medien thematisch am besten geeignet sind. An diese Journalisten solltet ihr möglichst frühzeitig ein Save-the-Date und auch eine offizielle Einladung schicken. Ein telefonisches Nachfassen lässt sich hierbei meist nicht vermeiden. Im weiteren Verlauf ist es wichtig, den Journalisten bei wichtigen Fragen zur Verfügung zu stehen und ihnen zum Beispiel Interviews oder zusätzliches Material zum Event anzubieten.

4. Reiseorganisation

Je nach Veranstaltung spielt die Reiseorganisation eine mehr oder weniger wichtige Rolle – denn in den meisten Fällen müssen Journalisten zu einem Event anreisen. Je nachdem, ob es sich um ein lokales oder internationales Event handelt, sind entsprechend Züge oder Flüge für die Journalisten zu buchen. In diesem Zusammenhang solltet ihr euch immer genau mit den Journalisten abstimmen und Tickets bestätigen lassen, um Konflikte oder zusätzliche Kosten zu vermeiden.

5. Dokumentenerstellung

Im Rahmen der Eventvorbereitung kommt es je nach Art der Veranstaltung zur Erstellung verschiedener Dokumente, die euch, den Sprechern oder den Journalisten als Input dienen. Im Fokus dabei stehen vor allem Briefings und Pressemappen. Bereitet diese Dokumente entsprechend frühzeitig vor und legt sie euch am Tag vor dem Event bereit.

To-Dos: auf dem Event

Seid unbedingt frühzeitig an der entsprechenden Location, um notwendige Sachen vorzubereiten. Achtet außerdem darauf, in angemessener Kleidung zu erscheinen.

Kümmert euch darum, dass alle Sprecher und Journalisten zu den vereinbarten Terminen anwesend sind. Für die Journalisten seid ihr dauerhafter Ansprechpartner. Nutzt zudem die Gelegenheit des Networkings mit Journalisten, Kunden und Partnern, um Connections aufzubauen, auf die ihr in eurer weiteren PR-Arbeit zurückgreifen könnt. Oftmals sind auch Giveaways von Vorteil, die ihr in Form von Stiften, Blöcken etc. an die Presse verteilen könnt.

Trotz aller Planungen nehmen Dinge oft einen anderen Verlauf als geplant: Kunden oder Journalisten kommen zu spät oder gar nicht, die Technik funktioniert nicht wie gewünscht oder das Catering liefert zu spät oder falsch. Seid auf alle Eventualitäten vorbereitet und habt keine Angst vor Spontanität.

„Vor Ort ist es unsere Aufgabe, den gesamten Ablauf im Kopf, sowie alles im Blick zu haben – einfach für ein paar Stunden Alleswisser sein.“ – Stefanie Köhr, Senior Account Manager bei Maisberger

To-Dos: nach dem Event

Hier geht es vor allem um die Erfolgskontrolle. Zieht Bilanz aus dem Event: Welche Dinge sind gut/schlecht gelaufen? Muss für das nächste Event mehr Budget eingeplant werden? Auch das Feedback der Journalisten kann für die Planung und Umsetzung zukünftiger Events helfen. Wurde ihnen der Aufenthalt angenehm gestaltet? Haben sie genug Material für einen Artikel erhalten?

Ein weiterer wichtiger Aspekt, an dem ihr gemessen werdet, ist die Coverage – die Berichterstattung über ein besonders wichtiges Ereignis oder Thema – die im Nachgang zum Event erschienen ist. Diese ist meist an den Kunden zu reporten und darf gebührend gefeiert werden. Je mehr Coverage zum Event entsteht, desto erfolgreicher das Event aus PR-Sicht.

Event-PR bei Maisberger

Wie ihr seht, erfordern Events in der PR eine umfangreiche Organisation, egal ob vor, während, oder nach dem Event. Auch hier bei Maisberger hat die Eventorganisation und -durchführung je nach Kunde hohe Priorität. Die Eventarten, die wir mitbetreuen, sind sehr vielfältig: von internationalen Messen wie der automatica oder der it-sa, bis hin zu einem Pressedinner in der Hamburger Elbphilharmonie. Events mögen zwar nicht das erste sein, was einem in den Sinn kommt, wenn man an PR denkt, sie sind allerdings ein sinnvolles und oft unverzichtbares Mittel der Öffentlichkeitsarbeit.

Ihr seid an Eventorganisation interessiert, möchtet aber vor allem das große Ganze der PR-Welt kennenlernen? Dann seid Ihr bei Maisberger genau richtig.

Hier gelangt ihr zu den Stellenanzeigen

Erfolgsfaktor WhatsApp: Messenger als Tool der Unternehmenskommunikation

Ich freue mich immer, wenn ich statt Rechnungen Briefe und Grußkarten in meinem Postkasten entdecke. Doch die Digitalisierung hat diese Art der Kommunikation überholt, und so finde ich statt Postkarten eher Fotos von Urlaubsorten per Messenger auf meinem Handy. Auch ich selbst nutze heute vorwiegend Messenger-Dienste wie WhatsApp, um mit Freunden, Familienmitgliedern oder Kollegen schnell und einfach zu kommunizieren. Mit dem Smartphone in der Hosentasche ist es leicht, andere in Echtzeit am eigenen Leben teilhaben zu lassen. Der Messenger mit der grünen Sprechblase im Logo zählt inzwischen zu den populärsten Handy-Diensten überhaupt und wird laut einer Berechnung von messengerpeople.com allein in Deutschland von über 50 Millionen Menschen genutzt.

Trotz dieser enormen Reichweite kommt WhatsApp als Plattform im Bereich der Unternehmenskommunikation bisher jedoch kaum zum Einsatz. Warum ist das so? Welche Potenziale bietet WhatsApp für die Öffentlichkeitsarbeit? Und wie lässt diese sich über den Messenger erfolgreich gestalten?

Große Beliebtheit vom Kind bis zum Greis

Bei WhatsApp handelt es sich um einen Instant-Messenger. Beim Instant-Messaging stehen zwei oder mehrere Teilnehmer über einen internetbasierten Mobilfunkdienst miteinander in Kontakt, der auf ihren Smartphones installiert ist. Damit können sie einander Textnachrichten übermitteln, die idealerweise „instantly“, also „augenblicklich“ zugestellt werden. Auch Bilder, Videos, Dokumente, der eigene Standort oder Sprachaufnahmen lassen sich damit schnell unter Freunden teilen.

Im Zuge der zunehmenden Verbreitung von Smartphones hat diese Kommunikationsform einen nahezu ungebremsten Aufschwung erlebt: Heute werden nach Angaben von statista.com allein über WhatsApp weltweit rund 65 Mrd. Nachrichten versendet – und zwar pro Tag. Über alle Altersgruppen hinweg erfreut sich der Dienst, der im Jahr 2014 für rund 14 Mrd. Dollar von Facebook aufgekauft wurde, großer Beliebtheit: Selbst 83% der 55-60-jährigen Deutschen nutzen statista.com zufolge WhatsApp täglich oder mehrmals pro Woche. Telekommunikationsdienste wie die SMS sterben währenddessen einen langsamen Tod: In Deutschland wurden 2017 im ganzen Jahr gerade einmal noch 10 Mrd. Kurznachrichten (statista.com) verschickt. Selbst die Telefonnutzung über Mobilfunk oder Festnetz geht immer weiter zurück, da immer mehr Menschen direkt über ihren Messenger chatten oder telefonieren. Obwohl sich damit das tagtägliche Kommunikationsverhalten der meisten Menschen grundlegend verändert hat und laut der Onlinestudie 2017 von ARD und ZDF fast zwei Drittel aller Deutschen mindestens einmal pro Woche WhatsApp nutzen, setzen bisher nur vergleichsweise wenige Unternehmen diesen Instant-Messenger für ihre Öffentlichkeitsarbeit ein.

Ein Kommunikationskanal, der viele Möglichkeiten bietet

Dass heute nur wenige Firmen WhatsApp als wirksames Tool ihrer PR-Aktivitäten begreifen, erscheint auf den ersten Blick unverständlich, denn als Kommunikationskanal bietet WhatsApp eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Unternehmen können über den Messenger mit Kunden, Mitarbeitern oder interessierten Personen direkt in Kontakt treten.
  • WhatsApp lässt sich flexibel einsetzen und ermöglicht den schnellen Dialog in und mit Gruppen oder einzelnen Personen.
  • WhatsApp-Nachrichten holen die User in ihrer Lebenswirklichkeit ab, da der Dienst bislang fast ausschließlich der privaten Kommunikation dient.
  • Nutzer lassen sich über WhatsApp erfolgreich binden, denn sie müssen sich für einen WhatsApp-Newsletter aktiv anmelden.
  • Gruppenchats und Broadcast-Listen lassen sich mit geringem Aufwand organisieren. Broadcast-Listen sind dabei laut Definition von WhatsApp gespeicherte Listen von Nachrichtenempfängern, die immer wieder verwendet werden können. Wie bei der Blindkopie einer E-Mail erhalten alle User dieselbe Nachricht, ohne die anderen Empfänger angezeigt zu bekommen.
  • Es ist einfach, über Broadcast-Listen mit Nutzern ins Gespräch zu kommen, da unbeteiligte Dritte die Beiträge weder lesen noch kommentieren können. Dies ermöglicht einen Dialog mit den Nutzern innerhalb eines geschützten Raums.

Schwierige Rechtslage schreckt viele Unternehmen noch ab

WhatsApp bietet Unternehmen also einmalige Chancen zur Generierung und Pflege wertvoller Kontakte zu bestimmten Zielgruppen. Laut Steven Miller, Social Media Manager bei Maisberger, haben einige Firmen bereits mit Erfolg den Schritt hin zum eigenen WhatsApp-Channel gewagt:

„Einige Unternehmen haben in ihren Geschäftsbeziehungen zu Verbrauchern schon erfolgreich bewiesen, dass es sinnvoll sein kann, WhatsApp in die eigene Kommunikationsstrategie zu integrieren – beispielsweise als Newsletter. Dabei ist die gängige Strategie, dass ein ‚Double Opt-In‘ verwendet wird – also der Nutzer sich sowohl in den Newsletter einträgt, als auch bestätigt, diesen künftig zu erhalten. Weiterhin bieten mittlerweile auch Social Media-Plattformen wie swat.io eine WhatsApp-Integration an, was es möglich macht, WhatsApp-Newsletter und alle Kontakte darüber zu verwalten.“

Von einigen Pionieren wie z.B. der Lufthansa, dem TV-Sender Eurosport, der Deutschen Bahn oder der Gewerkschaft IG Metall abgesehen, scheinen aber insgesamt bisher nur wenige Unternehmen bzw. Organisationen in Deutschland von den sich bietenden Möglichkeiten Gebrauch zu machen. Das liegt in erster Linie an rechtlichen Fragen: Bisher besteht nämlich keine Klarheit darüber, wie und in welchem Umfang genau Unternehmen über WhatsApp kommunizieren dürfen.

Bis 2016 war eine Nutzung des Messengers für nicht-private Zwecke generell untersagt; eine 2018 eingeführte Business-App steht bisher nur Kleinbetrieben zur Verfügung. Ob und zu welchen Bedingungen in naher Zukunft eine „WhatsApp for Business“-Version auf den Markt kommt, die speziell auf die Bedürfnisse größerer Unternehmen zugeschnitten ist, steht trotz vieler Gerüchte noch in den Sternen. Dazu kommen noch datenschutzrechtliche Probleme, da WhatsApp personalisierte Daten auf US-amerikanischen Servern abspeichert und sich die Rechtsprechung noch nicht damit befasst hat, ob diese Praxis im Einklang mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung steht.

Gründliche Planung zahlt sich aus

Trotz der vielen rechtlichen Fallstricke kann es sich für Unternehmen lohnen, WhatsApp als zusätzlichen Kommunikationskanal für sich zu nutzen, solange der Dienst noch werbefrei ist. Als Vorreiter auf diesem Gebiet können sie erste Standards im Umgang mit dem Messenger mitprägen. Unerlässlich für eine erfolgreiche Zielgruppenansprache ist dabei eine sorgfältige Planung der eigenen Aktivitäten. Die folgende Grafik zeigt, welche einzelnen Schritte dabei zu beachten sind.

Hier gibt es die Grafik auch als PDF zum Download!

Mit einer Portion Mut und guter Vorbereitung kann es sich für Unternehmen also bezahlt machen, auch WhatsApp für ihre Öffentlichkeitsarbeit zu bespielen. Wie wird sich die Unternehmenskommunikation über Instant-Messenger weiter entwickeln? Unser Social Media-Experte Steven glaubt:

„WhatsApp for Business‘ wird sich noch stark ausweiten, vor allem da weiterhin neue Features von WhatsApp entwickelt werden. Aufpassen sollten Unternehmen hier jedoch, ob es auch nützliche Anwendungsfälle gibt, in denen man einen solchen Messenger sinnvoll einsetzen kann.”

 Nicht nur mit WhatsApp lässt sich die eigene Unternehmenskommunikation optimieren – auch LinkedIn ist ein spannendes und innovatives Tool. Mehr dazu erfahrt ihr hier!

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