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Vom roten Teppich bei den Oscars bis zum 20-jährigen Firmenjubiläum: Ein Event ist fester Bestandteil der PR und kann große Erfolge bringen, ist allerdings auch mit einem umfangreichen Organisationsaufwand verbunden.

Die Ziele können sehr unterschiedlich sein. Den Unternehmen und Institutionen dienen Events grundsätzlich der Darstellung nach außen. Damit wollen sie den Bekanntheitsgrad erhöhen und ein bestimmtes Image transportieren. Eine entscheidende Rolle spielt – wie in Public Relations generell – die Presse. Ziel ist die Platzierung relevanter Inhalte in möglichst vielen Medien. Doch welche unterschiedlichen Events gibt es in der PR? Und welche Arbeitsschritte sind zu befolgen?

 

Events, so vielfältig wie die PR

„Events sind eine wichtige Plattform, beispielsweise zur Vorstellung neuer Produkte oder zur Einweihung eines neuen Büros. Darüber hinaus eignen sie sich super zum Networken und Socializen. Vor der Organisation sollte jedoch unbedingt die Relevanz der Ankündigung geprüft werden – ist der News-Wert groß genug, um ausreichend Journalisten für das Event begeistern zu können?“ – Stefanie Köhr, Senior Account Manager bei Maisberger

Die Infografik könnt ihr hier als PDF herunterladen.

To-Dos: vor dem Event

Die Organisation, Ausführung und Nachbearbeitung solcher Events bringt einen großen Organisationsaufwand mit sich und erfordert viel Abstimmung im Team. Folgende Punkte solltet ihr unbedingt beachten:

1. Konzepterstellung und Budgetplanung

Entscheidend für ein Event ist eine Story: Events müssen eine Geschichte erzählen, die sich durch die gesamte Veranstaltung wie ein roter Faden zieht. Diese Story muss zielgruppenorientiert sein und Material für Medien bzw. die anwesenden Journalisten bieten. Visionäre Ideen können dabei die Aufmerksamkeit steigern und dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bringen. Daneben ist die Erstellung eines sauberen Budgetplanes erfolgsentscheidend. Dieses bildet überhaupt erst die Grundlage für das Event und legt den Rahmen fest. Das Budget solltet ihr sinnvoll auf unterschiedliche Posten wie Catering, Location, ggf. Reisekosten usw. verteilen.

2. Location

Im Rahmen der Eventplanung stehen euch verschiedene Locations zur Verfügung. Diese solltet ihr unter anderem nach Anlass, der Anzahl an Personen, der Art des Events und dem Rahmen, in dem das Event stattfinden soll, auswählen. Vor allem ist die Location aber abhängig vom Budget. Ein Pressedinner in der Hamburger Elbphilharmonie wirkt um einiges festlicher als in einem Konferenzraum. Ein Location-Check vor dem Event ist in diesem Zusammenhang sinnvoll.

3. Einladungsprozess

Neben Sprechern, Kunden und Partnern solltet ihr möglichst viele Vertreter der Presse zum Event einladen. Der erste Schritt hierbei ist es festzulegen, welche Medien zum Event passen und welche Vertreter dieser Medien thematisch am besten geeignet sind. An diese Journalisten solltet ihr möglichst frühzeitig ein Save-the-Date und auch eine offizielle Einladung schicken. Ein telefonisches Nachfassen lässt sich hierbei meist nicht vermeiden. Im weiteren Verlauf ist es wichtig, den Journalisten bei wichtigen Fragen zur Verfügung zu stehen und ihnen zum Beispiel Interviews oder zusätzliches Material zum Event anzubieten.

4. Reiseorganisation

Je nach Veranstaltung spielt die Reiseorganisation eine mehr oder weniger wichtige Rolle – denn in den meisten Fällen müssen Journalisten zu einem Event anreisen. Je nachdem, ob es sich um ein lokales oder internationales Event handelt, sind entsprechend Züge oder Flüge für die Journalisten zu buchen. In diesem Zusammenhang solltet ihr euch immer genau mit den Journalisten abstimmen und Tickets bestätigen lassen, um Konflikte oder zusätzliche Kosten zu vermeiden.

5. Dokumentenerstellung

Im Rahmen der Eventvorbereitung kommt es je nach Art der Veranstaltung zur Erstellung verschiedener Dokumente, die euch, den Sprechern oder den Journalisten als Input dienen. Im Fokus dabei stehen vor allem Briefings und Pressemappen. Bereitet diese Dokumente entsprechend frühzeitig vor und legt sie euch am Tag vor dem Event bereit.

To-Dos: auf dem Event

Seid unbedingt frühzeitig an der entsprechenden Location, um notwendige Sachen vorzubereiten. Achtet außerdem darauf, in angemessener Kleidung zu erscheinen.

Kümmert euch darum, dass alle Sprecher und Journalisten zu den vereinbarten Terminen anwesend sind. Für die Journalisten seid ihr dauerhafter Ansprechpartner. Nutzt zudem die Gelegenheit des Networkings mit Journalisten, Kunden und Partnern, um Connections aufzubauen, auf die ihr in eurer weiteren PR-Arbeit zurückgreifen könnt. Oftmals sind auch Giveaways von Vorteil, die ihr in Form von Stiften, Blöcken etc. an die Presse verteilen könnt.

Trotz aller Planungen nehmen Dinge oft einen anderen Verlauf als geplant: Kunden oder Journalisten kommen zu spät oder gar nicht, die Technik funktioniert nicht wie gewünscht oder das Catering liefert zu spät oder falsch. Seid auf alle Eventualitäten vorbereitet und habt keine Angst vor Spontanität.

„Vor Ort ist es unsere Aufgabe, den gesamten Ablauf im Kopf, sowie alles im Blick zu haben – einfach für ein paar Stunden Alleswisser sein.“ – Stefanie Köhr, Senior Account Manager bei Maisberger

To-Dos: nach dem Event

Hier geht es vor allem um die Erfolgskontrolle. Zieht Bilanz aus dem Event: Welche Dinge sind gut/schlecht gelaufen? Muss für das nächste Event mehr Budget eingeplant werden? Auch das Feedback der Journalisten kann für die Planung und Umsetzung zukünftiger Events helfen. Wurde ihnen der Aufenthalt angenehm gestaltet? Haben sie genug Material für einen Artikel erhalten?

Ein weiterer wichtiger Aspekt, an dem ihr gemessen werdet, ist die Coverage – die Berichterstattung über ein besonders wichtiges Ereignis oder Thema – die im Nachgang zum Event erschienen ist. Diese ist meist an den Kunden zu reporten und darf gebührend gefeiert werden. Je mehr Coverage zum Event entsteht, desto erfolgreicher das Event aus PR-Sicht.

Event-PR bei Maisberger

Wie ihr seht, erfordern Events in der PR eine umfangreiche Organisation, egal ob vor, während, oder nach dem Event. Auch hier bei Maisberger hat die Eventorganisation und -durchführung je nach Kunde hohe Priorität. Die Eventarten, die wir mitbetreuen, sind sehr vielfältig: von internationalen Messen wie der automatica oder der it-sa, bis hin zu einem Pressedinner in der Hamburger Elbphilharmonie. Events mögen zwar nicht das erste sein, was einem in den Sinn kommt, wenn man an PR denkt, sie sind allerdings ein sinnvolles und oft unverzichtbares Mittel der Öffentlichkeitsarbeit.

Ihr seid an Eventorganisation interessiert, möchtet aber vor allem das große Ganze der PR-Welt kennenlernen? Dann seid Ihr bei Maisberger genau richtig.

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Julian Gebhard

Julian Gebhard

Account Executive bei Maisberger GmbH
Nach seinem Studium im Bereich Medien und Kommunikation und ersten praktischen Erfahrungen in der Filmproduktion, unterstützt er seit Juli 2018 das IT-Team.
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