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Auf der Karriereseite von Maisberger erfahren Interessenten nicht nur einiges über unsere Mentalität und die Agenturphilosophie, sondern sie erhalten auch einen ganz konkreten Einblick in unseren Arbeitsalltag: 82 Prozent von uns fahren mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Agentur, 61 Prozent bevorzugen Kaffee als erstes Getränk am Schreibtisch, 77 Prozent informieren sich via Social Media über die aktuellsten News und 14.200 E-Mails erreichen uns pro Woche.

Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom gingen 2014 bei jeder beruflichen E-Mail-Adresse in Deutschland im Durchschnitt 18 Nachrichten pro Tag ein. Damit liegen wir bei Maisberger also deutlich über dem bundesweiten Schnitt (wobei natürlich fairerweise beachtet werden muss, dass in Agenturen allgemein ein relativ hohes E-Mail-Aufkommen besteht). Die elektronische Post ist aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken – für das Jahr 2020 geht das Marktforschungsunternehmen The Radicati Group von 257,7 Milliarden täglich verschickten und empfangenen Geschäfts-Mails weltweit aus. Was können wir also tun, um der täglichen Nachrichten-Flut adäquat zu begegnen und nicht im Chaos zu versinken? Die Lösung heißt „E-Mail-Management“. Ich habe drei meiner Kollegen nach ihren Strategien im Umgang mit der elektronischen Post gefragt und jeweils individuelle Antworten erhalten.

1. Ab in den Ordner
Diese Strategie besteht darin, alle eintreffenden E-Mails sofort in die dafür vorgesehenen Ordner zu verschieben. Dort werden sie zunächst chronologisch, dann nach Kunden und abschließend nach Themen sortiert. Um den Überblick nicht zu verlieren, wird jede Nachricht entweder der Kategorie „To-do“ oder der Kategorie „Information“ zugeordnet und mit einer Fahne gekennzeichnet. Gelöscht werden ausschließlich interne E-Mails, die keine relevanten Kundeninformationen enthalten, damit im Zweifelsfall jede gesendete und empfangene Nachricht noch einmal gelesen werden kann.

2. Der erste Klick entscheidet
Bei diesem Vorgehen entscheidet der Empfänger bereits beim ersten Lesen der Nachricht, ob er sie löscht oder in einem Bearbeitungsordner ablegt. Enthält die E-Mail kein konkretes To-do oder kundenbezogene Informationen, wird sie umgehend gelöscht. Alle übrigen Nachrichten werden den jeweiligen Kunden zugeteilt und dann in nach Tätigkeiten benannte Unterordner geschoben. Neben den Kundenordnern gibt es noch einen „how to“-Ordner, in dem Nachrichten von Kollegen als Beispielvorlage, etwa für eigene Pitches oder Anschreiben, gesammelt und bei Bedarf verwendet werden.

3. Sammelbecken Posteingang
Während die ersten beiden Strategien darauf zielen, dass der Posteingang am Ende eines jeden Tages leer ist, dient dieser im dritten Ansatz als großes Auffangbecken. Die E-Mails werden gelesen und bearbeitet, verweilen jedoch bis zum Abschluss einer Aufgabe bzw. eines Projekts im Eingang. Ist eine Aufgabe beendet, wird nur die E-Mail mit dem kompletten Gesprächsverlauf in den entsprechenden Kundenordner geschoben; alle vorherigen Nachrichten werden gelöscht. Die Kundenordner werden in regelmäßigen Abständen nochmals durchgesehen und aktualisiert, sodass schließlich nur die wirklich relevanten Informationen in den Ordnern abliegen.

Die drei Ansätze zeigen, dass es keine allgemeine Lösung für ein effektives E-Mail-Management gibt. Jeder muss seine individuelle Strategie finden. Dies ist ein stetiger Prozess, der sich, je nach Arbeitssituation, auch mal ändern kann. Und falls man das Gefühl hat, im Chaos zu versinken, ist es sicherlich hilfreich, die Kollegen nach ihren Strategien zu fragen und sich einige praktische Tipps abzugucken.

Wie gehen Sie mit der Fülle an E-Mails um? Wir freuen uns auf Beispiele.