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PR und Vertrieb – oder: Warum telefonieren Spaß macht!

Vor drei Wochen hat Flo euch darüber berichtet, wie er für Maisberger auf einer Messe war. Da wäre es echt langweilig, wenn ich noch mal über eine Messe schreibe. Wisst ihr was? Ich mache es trotzdem – weil ich letzte Woche auf die it-sa in Nürnberg durfte. Damit ihr aber nicht gleich zum nächsten Blog springt, erzähle ich euch etwas Neues: nämlich davon, was eine Messe für uns mit Vertrieb und dem Telefon zu tun hat.

Kunden, Journalisten, die Messe und ich

Im Blogbeitrag von Flo habt ihr es ja schon gelesen: Auf einer Messe organisieren und begleiten wir Gespräche zwischen Medienvertretern und unseren Kunden. Auf den meisten Messen sind viele Journalisten vor Ort – oft sogar mit eigenen Ständen für die Magazine. Und weil sie eh schon da sind, haben sie Lust und Zeit für Interviews. Bestenfalls freut sich der Kunde auch auf alle möglichen Gespräche und Kontakte mit den Medienleuten. In dem Fall entsteht eine typische Win-Win Situation, die wir als PR-Berater nutzen müssen.

Vertrieb: Auch ein Teil von PR

Das heißt, wir lehnen uns einfach zurück und bringen sie dann auf der Messe zusammen? Natürlich nicht! Jetzt kommt nämlich erst der Teil unserer Arbeit, der mit Blut, Schweiß und Tränen verbunden ist. Zugegebenermaßen ist das ein wenig übertrieben – trotzdem sind Messevorbereitungen eine ganze Menge Arbeit.

Und falls ihr es noch nicht wusstet: In jedem PR-Berater steckt auch ein verkappter Vertriebler. Damit ist wohl auch klar, was unsere wichtigste Aufgabe vor einer Messe ist: Verkaufen. Natürlich ist das kein Verkauf im klassischen Sinn, aber wir müssen den Journalisten die Gespräche mit unseren Kunden aktiv anbieten und schmackhaft machen. Denn obwohl es schön ist, dass viele Journalisten vor Ort sind, sind auch viele Firmen auf solchen Messen – oft mehr, als ein Redakteur allein interviewen kann. Von daher muss er einen echten Mehrwert von dem Gespräch haben, um uns einen Termin in seinem ziemlich vollen Terminkalender zu schenken.

Verteiler – Wir lieben Verteiler

Wie so oft in der PR-Arbeit beginnt auch hier unsere Reise damit, einen Medienverteiler anzulegen. Über den schicken wir dann eine erste Einladung per Mail an die Redakteure, die wir für uns gewinnen wollen. Es wäre grandios, wenn uns jetzt die Medienvertreter mit Zusagen bombardieren würden – kleiner Spoiler: Das tun sie meistens nicht, wenn man nicht das neue und revolutionäre Produkt hat, auf das alle nur gewartet haben. Wenn doch schon Antworten kommen, bedeutet das meist entweder eine Absage oder echtes Interesse.

Unser Freund das Telefon

Viel spannender wird es, wenn unsere Kontakte nicht antworten, dann müssen wir ihnen nämlich nachtelefonieren. Wieder und wieder – bis wir sie erreichen. Wenn wir sie dann am Telefon haben, müssen wir unseren ganzen Charme (und nebenbei natürlich auch das angebotene Wissen des Kunden) spielen lassen, um das Interesse des Redakteurs zu bekommen. Direktes Auflegen, genervte Nachfragen, nicht erhaltenes Material – wer schon im Vertrieb gearbeitet hat, kennt die Vielfalt der Reaktionen. Wichtig ist, immer freundlich zu bleiben und nicht aufzugeben. Der Redakteur hat keine Zeit? Vielleicht will er ja trotzdem ein Interview nach der Messe! Jede Chance, die wir dem Kunden bieten können, mit den Journalisten in Kontakt zu kommen ist wertvoll. Egal ob auf der Messe oder wann anders.

Und wofür das alles?

Ja, diese Arbeit ist manchmal echt anstrengend und teilweise sogar frustrierend. Aber eines kann ich euch versprechen: Am Ende ist fast nichts so toll wie das Gefühl, wenn man dem Journalisten nach dem Gespräch die Hand gibt und auf die Veröffentlichung des Interviews wartet. Das ist der Moment, an dem man weiß, wofür man die ganze Arbeit gemacht hat und dass man dem Kunden eine hoffentlich großartige Veröffentlichung beschert hat. Dafür lohnt es sich auch, die eine oder andere Absagen zu bekommen.

Du möchtest in Zukunft auch für unsere Kunden mit Redakteuren telefonieren?

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Strukturierter Agenturalltag – Zeitmanagement leicht gemacht

Ob Zettelwirtschaft oder säuberlich geführter Terminplaner – Wir alle bei Maisberger müssen unseren Tag strukturieren und haben Deadlines, die wir einhalten müssen. Ein gutes Zeitmanagement ist daher das A und O im Agenturalltag. Unser Aufgabenfeld ist vielfältig: Meetings, Recherche, Texten und hin und wieder eine spontane Fast Action zu einem aktuellen Thema. Das will erstmal alles gut organisiert werden, ohne etwas zu vergessen. So lernen wir Trainees auch jeden Tag etwas über gutes Zeitmanagement.

Unsere 5 wichtigsten Zeitmanagement Tipps gibt es für euch hier:

1. Überblick

Klingt einfach – ist es manchmal nicht. Die gute alte To-Do Liste ist euer bester Freund um den Überblick zu behalten. Schreibt alle Aufgaben auf, die ihr erledigen müsst, egal ob auf Papier oder digital. Alles, was einmal aufgeschrieben ist, vergesst ihr weniger schnell. Geheimtipp: Die Not-To-Do Liste! Hier könnt ihr die kleinen Zeitfresser eintragen, die sich heimlich in den Arbeitsalltag schleichen.

2. Priorisierung

Der schwerste Punkt für viele von uns. Hier hilft euch die sogenannte Eisenhower-Matrix weiter. Bewertet eure Aufgaben in den Kategorien „wichtig“ und „dringend“ und schon hilft euch die Matrix auf einen Blick weiter. Wichtige aber nicht dringende Aufgaben auch wirklich zu terminieren, war etwas, dass ich beispielsweise lange nicht gemacht habe – Und natürlich habe ich dann durchaus auch mal was vergessen. Welche Aufgaben sind jetzt aber wirklich wichtig? Tja, für diese Einordnung gibt es kein einfaches Rezept. Hier hilft neben einem kurzen Gespräch mit eurem Teamlead nur: mit der Zeit herausfinden, wie wichtig eure verschiedenen Aufgaben wirklich sind.

Als Trainees können wir meist keine Aufgaben delegieren. Aber ein kurzes Gespräch mit der Teamleitung wirkt hier wahre Wunder, was uns schon zu Tipp Nummer 3 bringt…

3. Vorausplanung

Hier ist knallharte Ehrlichkeit gefragt. Überschätzt euch nicht, ein Artikel wird sich meistens nicht in ein bis zwei Stunden schreiben. Zusätzlich hält der Agenturalltag viele Überraschungen bereit, die euren Zeitplan durcheinanderbringen können. Mit der Zeit werdet ihr immer routinierter darin, die nötige Zeit für eure Aufgaben einzuschätzen. Bis dahin plant lieber etwas Puffer ein. Und solltet ihr merken, dass ihr Deadlines nicht halten könnt, redet mit eurem Team. Ich verspreche euch, eure Teamleitung will lieber vorher wissen, dass ihr zu viele Aufgaben habt, als hinterher zu erfahren, dass Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt worden sind.

Und in die andere Richtung gilt übrigens dasselbe. Wenn klar wird, dass Leerlauf entsteht, meldet euch! Die wenigsten werden traurig sein, wenn sie noch eine Aufgabe abgeben können.

4. Abkapseln

Natürlich will sich niemand von uns hinter seinem Rechner verkriechen. Aber manchmal braucht man seine volle Aufmerksamkeit für eine Aufgabe. In diesem Fall heißt es: Alle anderen Aufgaben weglegen, Telefon sowie Teamkommunikation ausschalten und volle Konzentration! Natürlich solltet ihr so etwas auch mit euren Kollegen abstimmen, weil es Zeiten gibt, in denen ihr eben nicht einfach in ein schwarzes Loch verschwinden könnt.

5. Blockarbeit

Arbeitet ähnliche Aufgaben zusammen ab! Wenn es Dinge im Arbeitsalltag gibt, die sehr ähnlich ablaufen, könnt ihr diese gut zusammen bearbeiten. Ihr seid einmal im Workflow und spart euch so eine Menge Zeit. Ein gutes Beispiel hierfür sind unsere Clippings, also Kopien von Artikeln, Pressemitteilungen und anderen Inhalten, die wir erfolgreich platzieren konnten. Clippings werden bei uns meistens sehr ähnlich für alle Kunden erstellt. Hier können wir uns immer viel Zeit sparen, wenn wir beispielsweise nur einmal an den Kopierer gehen müssen und alles auf einmal scannen können.

Es ist noch kein Meister des Zeitmanagements vom Himmel gefallen, also macht euch nichts draus, wenn ihr nicht von Anfang an einen perfekt gestylten Tagesplan habt. Aber wenn ihr die Tipps umsetzt, die für euch gut funktionieren, werdet ihr keine Panik mehr bekommen, wenn es mal etwas stressiger wird.

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