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Nicht nur der öffentlich-rechtliche Rundfunk ist ein großer Fan von Diskussionsrunden in Form eines Roundtables, auch in der PR Arbeit wird man eher früher als später diesem Format begegnen. Und so hatte auch ich ziemlich schnell meinen ersten Kontakt mit dieser Art von Meinungsaustausch. Falls du dir dennoch unter diesem Begriff nichts vorstellen kannst, eine kurze Erklärung:

Definition Roundtable:

Eine Anzahl von Personen, die sich zu einer Konferenz oder Diskussion über ein Thema zusammenfinden meistens um einen runden Tisch herum.

Quelle: dictionary.com

Dieser namensgebende runde Tisch ist zwar nicht obligatorisch, ansonsten trifft diese Definition aber für Roundtables zu, mit denen wir es im PR Alltag zu tun haben. In der Regel versammeln wir Journalisten und Kunden am sprichwörtlichen Tisch, um über Neuigkeiten und Trends zu sprechen. Damit war ich bereits während meiner bisherigen Praktika und auch bei Maisberger in Berührung gekommen. Aber wie ich immer wieder feststelle: Man lernt nie aus! Denn seit kurzem organisiere ich eine für mich neue Art dieser Diskussionsrunde: den virtuellen Roundtable – ausgeführt via GoogleHangouts. Ein Tool welches es ermöglicht, Nachrichten zu schreiben, zu telefonieren und Video-Chats zu führen – und über weitere nützliche Features verfügt. Und was ich bisher aus der Organisation dieser virtuellen Diskussionen mitgenommen habe, verrate ich euch jetzt!

Warum GoogleHangouts?

Warum unsere Wahl auf GoogleHangouts für die Ausführung des virtuellen Roundtables fiel, ist ganz einfach zu erklären:

  • Einfach: Eine Live Übertragung ist via YouTube möglich – also die beste und einfachste Möglichkeit für Zuschauer, teilzunehmen. Der Link zum YouTube Event kann bereits vorab erstellt werden (wofür das sinnvoll ist, verrate ich später im Text).
  • Interaktiv: Via LiveChat können die Zuschauer Fragen stellen oder etwas kommentieren und der „Gastgeber“ kann direkt darauf reagieren.
  • Nachhaltig: Da die Diskussion auch aufgezeichnet wird, kann sie in der Nachbereitung super für weitere Promotion genutzt werden.

Wie ihr GoogleHangouts auch für euch und eure Events nutzen könnt erfahrt ihr hier. Und just good to know: eine GoogleMail Adresse wird benötigt 😉

Die Planung – was bleibt gleich?

Generell unterscheidet sich die Organisation eines virtuellen Roundtables kaum von der eines „realen“ Roundtables.

  1. Festlegung des Themas
  2. Auswahl des passenden Moderatoren
  3. Auswahl der Teilnehmer (von Kundenseite)
  4. Einladung der passenden Journalisten
  5. Erstellung eines Briefing Dokuments zum Event, das alle Teilnehmer erhalten
  6. Pre-Check: Funktionalitäten des Tools mithilfe eines Test-GoogleHangouts überprüfen

Ich möchte meinen, dass es eventuell sogar einfacher ist, Teilnehmer für ein virtuelles Event zu generieren, denn es bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Ort: Es kann vom Ort der Wahl ausgeführt werden. Teilnehmer benötigen nur einen Internetzugang und eine Google Email-Adresse.
  • Zeit: Somit entfallen An- und Abreise und der Roundtable lässt sich gut in den Arbeitsalltag integrieren.
  • Planungssicherheit: Sobald die Teilnehmer offline sind, haben Sie auch wieder ihre Ruhe. Es kann also wie ein Geschäftstermin eingetragen werden und wird auch kaum länger als ein normaler Termin dauern.

Die Planung – was ist anders?

  1. Location-Organisation: diese entfällt ganz. Es muss weder bedacht werden, wie die Stühle aufgestellt sind, noch ob die Versorgung passt. Den Kaffee müssen sich Zuschauer und Teilnehmer also selber organisieren – entspannt, oder? Und eine sehr große Zeitersparnis!
  2. Austesten des Tools: Bevor mein Team und ich uns überhaupt aktiv an die Themen- und Teilnehmerrecherche machten, war der erste Schritt, uns erst einmal mit GoogleHangouts auseinanderzusetzen. Beim ersten Mal ein zeitintensives Anliegen, falls man keine Vorkenntnisse hat. Und ich rate euch dringend das Tool, auf welchem das ganze Event letztendlich aufbaut, intensiv auf Herz und Nieren zu testen.
  3. Zuschauer generieren: Wie vorher angemerkt, ist es möglich den Link zur Live Übertragung auf YouTube im Voraus zu erstellen. Und genau diesen könnt ihr für eure Social Media Promotion nutzen. Denn – nicht wie bei einem Event, bei welchem der Roundtable meist in der Agenda aufgelistet ist und nur die Besucher des Events teilnehmen können – kann quasi jeder an dieser Diskussion teilnehmen bzw. dabei zuschauen. Der Link kann daher für die Promo perfekt genutzt und via Twitter, LinkendIn, Xing oder anderen sozialen Kanälen geteilt werden, um eure Zielgruppe zu erreichen.

Fazit

Als PR-Agentur ist es wichtig am Puls der Zeit zu bleiben und daher checken auch wir regelmäßig die neusten Tools – wie GoogleHangouts – und überprüfen, welche einen echten Mehrwert für unsere Arbeit und unsere Kunden bringen könnten. Denn im Wesentlichen gestaltet ein virtueller Roundtable einiges einfacher: Weder Teilnehmer noch Zuschauer müssen an einem Ort sein und auch die Location-Organisation fällt weg. Dennoch muss auch diese Art von Roundtable gut geplant werden: Welches Thema soll diskutiert werden, welche Teilnehmer passen zu dieser Diskussionsrunde und wie erreiche und generiere ich Zuschauer?

Zusammenfassend hat mir die bisherige Organisation gemeinsam mit meinem Team besonders viel Spaß gemacht. Es bereitet mir viel Freude, neue Dinge auszuprobieren und ich bin schon sehr gespannt auf weitere virtuelle Meetings und Gespräche – vielleicht werde ich meine Erfahrungen mit euch in meinem nächsten Blog teilen 😉

Ihr habt selber bereits Erfahrungen mit GoogleHangouts gemacht? Ich freue mich über eure Erfahrungen und Ideen, was das Tool noch alles kann.

Therese Kroos

Therese Kroos

Marie-Therese Kroos absolvierte ihr Bachelorstudium in International Communication an der University of Applied Sciences in Groningen/Niederlande. Seit Dezember 2016 unterstützt Therese als Trainee bei Maisberger das IT-Team.
Therese Kroos