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Eins schon mal vorweg: Dieser Blogbeitrag entstand aus reinem Eigennutz. Ich dokumentiere hier lediglich die Versuche, mein eigenes To-Do-Management auf das nächste Level zu heben, indem ich ein paar meiner neuen Kolleginnen & Kollegen bei Maisberger unter dem Vorwand der Recherche für einen Blogbeitrag über ihre Methoden der Selbstorganisation ausgefragt habe.

„To-Do-Management auf dem nächsten Level“ klingt zwar nach großen Plänen, bedeutete in meinem Fall aber anfangs, die täglichen To-Dos erst einmal überhaupt irgendwie zu managen. Denn bisher, in der Uni, war so etwas wie To-Do-Management für mich relativ verzichtbar: Man hat für eine Prüfung zu lernen oder hat eine Hausarbeit zu schreiben, und wenn man damit fertig ist, lernt man für die nächste Prüfung oder fängt die nächste Hausarbeit an (oder bittet seinen Professor um eine Fristverlängerung – soll es ja auch geben). Hinsichtlich der Selbstorganisation brauchte es in der Uni jedenfalls keine ausgefeilten Methoden oder Hilfsmittel – im eigenen Haushalt war das damals auf jeden Fall die größere Herausforderung.

Die Unizeit ist aber vorbei, und in jetzt etwas über einem Monat bei Maisberger drängt sich mir seit Beginn mit stetig zunehmender Eindringlichkeit eine zentrale Erkenntnis auf:

Learning #1: Im Alltag einer PR-Agentur läuft das etwas anders. Vielfalt und Abwechslungsreichtum der Aufgaben halten Stimmung und Konzentration weit oben (Kaffee hilft auch), stellten meine Selbstorganisation aber vor Herausforderungen, die sie bisher nicht kannte. Der Mensch wächst an seinen Aufgaben, also warum sollte es mein To-Do-Management nicht auch tun?

 

Am Anfang war die Liste

Meine Ausgangslage war relativ bescheiden: Das Einsteigerlevel im To-Do-Management besteht darin, sich jeden Tag von neuem im Notizblock eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben anzufertigen. Eine Liste ist simpel zu erstellen und zu aktualisieren. Neue Aufgaben werden unten hinzugefügt, fertige werden durchgestrichen. Sie birgt aber einige Gefahren und Unzulänglichkeiten:

  • Priorisierung ist nur schwer möglich: Man kann zwar die dringlichsten To-Dos über den weniger dringlichen platzieren, aber wenn nach der täglichen Anfertigung eine neue Aufgabe hinzukommt, wird es schnell unübersichtlich.
  • Wiederkehrende Aufgaben, die beispielsweise wöchentlich zu erledigen sind, geraten, einmal durchgestrichen, schnell aus dem Sinn.
  • „Oh Gott, ich kann meine eigene Schrift nicht mehr lesen…“

Learning #2: Eine unterschiedliche Priorisierung der anstehenden Aufgaben ist in der PR unumgänglich. Wer das in seinem Kopf erledigen kann, für den mag eine simple Liste ausreichend sein (oder er braucht sie nicht einmal) – für mich war sie es nicht. Also ab auf die Suche nach einer umfassenderen Lösung. Drei besonders interessante Ansätze, auf die ich bei Maisberger gestoßen bin, will ich im Folgenden vorstellen:

Die Liste 2.0

Scheint sie auf den ersten Blick noch etwas chaotisch („Jedes durchgestrichene To-Do ist eine Genugtuung!“, O-Ton), so offenbart die Methode von Alexander Jatscha (Account Manager bei Maisberger) ihre Innovationskraft erst bei genauerem Hinsehen.

Durch ihre Simplizität: Die Schwachstellen einer einfachen Liste werden in ihrem Upgrade ganz einfach behoben, indem auf zwei Seiten ausgeweitet (links: dringend, rechts: nice to have) und nach Wochentagen sortiert wird. So ist Priorisierung gewährleistet und nichts geht mehr verloren. Das mit der eigenen Handschrift muss jeder mit sich selbst ausmachen.

Die Zettelwirtschaft

Vor allem durch ihre Intuitivität besticht die Lösung von Verena Schulz (im Bild exemplarisch von mir nachgebildet), bei Maisberger ebenfalls Account Manager: Post-Its gibt es nicht nur deshalb in verschiedenen Größen, weil Menschen unterschiedlich lange Einkaufslisten haben, sondern mit ihnen lässt sich auch das Priorisierungsmanagement auf die nächste Stufe heben. Je näher die Deadline, desto größer das zugehörige Post-It – und die ganz brennenden To-Do‘s werden sogar an den Monitor geklebt. Einmal abgearbeitet, landet das Post-It dann im Müll und schafft so Platz für neue.

Die digitale Lösung

Vollständig verabschiedet von Stiften und Zetteln hat sich Maximilian Trautmann, Account Manager Digital Communication. Er schwört auf Trello, eine Web-App, die intuitive Bedienbarkeit und große Funktionsvielfalt vereint: In der Listenansicht sind den Wochentagen die jeweiligen Tasks zugeordnet, die nach Belieben sortiert oder hin und her geschoben werden können. Mit einem Klick auf ein To-Do lassen sich dann Details wie Deadline, Anhänge oder Teilziele hinzufügen und einsehen. Bis auf die tiefe innere Befriedigung beim Durchstreichen oder Wegwerfen eines To-Do’s ist hier für alles gesorgt.

Und welche Lösung ist jetzt die Beste?

Ganz einfach: Die beste Lösung gibt es nicht. Denn Learning #3 (aber mit Sicherheit nicht mein letztes) ist: To-Do-Management ist kein Wettkampf. Letztendlich funktionieren alle hier vorgestellten Ansätze – für verschiedene Menschen, aber immer auf die gleiche Art: To-Do’s werden angemessen priorisiert und übersichtlich aufbereitet. Unterschiedlich ist jeweils das Medium und die individuelle Gestaltung. Und wer kann das eigene To-Do-Management schon individueller gestalten als man selbst? Eben. Ich für meinen Teil habe wie Max meine To-Do-Liste jetzt digitalisiert und bin damit sehr zufrieden.

Wie habt ihr euer To-Do-Management organisiert? Schreibt es in die Kommentare!

Johannes Lossack

Johannes Lossack

Account Executive bei Maisberger
verstärkt seit Mai 2016 bei Maisberger das Industrie-Team und beschäftigt sich hier vor allem mit der Mensch-Roboter-Kollaboration.
Johannes Lossack

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