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Roundtable mal anders: Wie GoogleHangouts zum PR-Tool wird

Nicht nur der öffentlich-rechtliche Rundfunk ist ein großer Fan von Diskussionsrunden in Form eines Roundtables, auch in der PR Arbeit wird man eher früher als später diesem Format begegnen. Und so hatte auch ich ziemlich schnell meinen ersten Kontakt mit dieser Art von Meinungsaustausch. Falls du dir dennoch unter diesem Begriff nichts vorstellen kannst, eine kurze Erklärung:

Definition Roundtable:

Eine Anzahl von Personen, die sich zu einer Konferenz oder Diskussion über ein Thema zusammenfinden meistens um einen runden Tisch herum.

Quelle: dictionary.com

Dieser namensgebende runde Tisch ist zwar nicht obligatorisch, ansonsten trifft diese Definition aber für Roundtables zu, mit denen wir es im PR Alltag zu tun haben. In der Regel versammeln wir Journalisten und Kunden am sprichwörtlichen Tisch, um über Neuigkeiten und Trends zu sprechen. Damit war ich bereits während meiner bisherigen Praktika und auch bei Maisberger in Berührung gekommen. Aber wie ich immer wieder feststelle: Man lernt nie aus! Denn seit kurzem organisiere ich eine für mich neue Art dieser Diskussionsrunde: den virtuellen Roundtable – ausgeführt via GoogleHangouts. Ein Tool welches es ermöglicht, Nachrichten zu schreiben, zu telefonieren und Video-Chats zu führen – und über weitere nützliche Features verfügt. Und was ich bisher aus der Organisation dieser virtuellen Diskussionen mitgenommen habe, verrate ich euch jetzt!

Warum GoogleHangouts?

Warum unsere Wahl auf GoogleHangouts für die Ausführung des virtuellen Roundtables fiel, ist ganz einfach zu erklären:

  • Einfach: Eine Live Übertragung ist via YouTube möglich – also die beste und einfachste Möglichkeit für Zuschauer, teilzunehmen. Der Link zum YouTube Event kann bereits vorab erstellt werden (wofür das sinnvoll ist, verrate ich später im Text).
  • Interaktiv: Via LiveChat können die Zuschauer Fragen stellen oder etwas kommentieren und der „Gastgeber“ kann direkt darauf reagieren.
  • Nachhaltig: Da die Diskussion auch aufgezeichnet wird, kann sie in der Nachbereitung super für weitere Promotion genutzt werden.

Wie ihr GoogleHangouts auch für euch und eure Events nutzen könnt erfahrt ihr hier. Und just good to know: eine GoogleMail Adresse wird benötigt 😉

Die Planung – was bleibt gleich?

Generell unterscheidet sich die Organisation eines virtuellen Roundtables kaum von der eines „realen“ Roundtables.

  1. Festlegung des Themas
  2. Auswahl des passenden Moderatoren
  3. Auswahl der Teilnehmer (von Kundenseite)
  4. Einladung der passenden Journalisten
  5. Erstellung eines Briefing Dokuments zum Event, das alle Teilnehmer erhalten
  6. Pre-Check: Funktionalitäten des Tools mithilfe eines Test-GoogleHangouts überprüfen

Ich möchte meinen, dass es eventuell sogar einfacher ist, Teilnehmer für ein virtuelles Event zu generieren, denn es bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Ort: Es kann vom Ort der Wahl ausgeführt werden. Teilnehmer benötigen nur einen Internetzugang und eine Google Email-Adresse.
  • Zeit: Somit entfallen An- und Abreise und der Roundtable lässt sich gut in den Arbeitsalltag integrieren.
  • Planungssicherheit: Sobald die Teilnehmer offline sind, haben Sie auch wieder ihre Ruhe. Es kann also wie ein Geschäftstermin eingetragen werden und wird auch kaum länger als ein normaler Termin dauern.

Die Planung – was ist anders?

  1. Location-Organisation: diese entfällt ganz. Es muss weder bedacht werden, wie die Stühle aufgestellt sind, noch ob die Versorgung passt. Den Kaffee müssen sich Zuschauer und Teilnehmer also selber organisieren – entspannt, oder? Und eine sehr große Zeitersparnis!
  2. Austesten des Tools: Bevor mein Team und ich uns überhaupt aktiv an die Themen- und Teilnehmerrecherche machten, war der erste Schritt, uns erst einmal mit GoogleHangouts auseinanderzusetzen. Beim ersten Mal ein zeitintensives Anliegen, falls man keine Vorkenntnisse hat. Und ich rate euch dringend das Tool, auf welchem das ganze Event letztendlich aufbaut, intensiv auf Herz und Nieren zu testen.
  3. Zuschauer generieren: Wie vorher angemerkt, ist es möglich den Link zur Live Übertragung auf YouTube im Voraus zu erstellen. Und genau diesen könnt ihr für eure Social Media Promotion nutzen. Denn – nicht wie bei einem Event, bei welchem der Roundtable meist in der Agenda aufgelistet ist und nur die Besucher des Events teilnehmen können – kann quasi jeder an dieser Diskussion teilnehmen bzw. dabei zuschauen. Der Link kann daher für die Promo perfekt genutzt und via Twitter, LinkendIn, Xing oder anderen sozialen Kanälen geteilt werden, um eure Zielgruppe zu erreichen.

Fazit

Als PR-Agentur ist es wichtig am Puls der Zeit zu bleiben und daher checken auch wir regelmäßig die neusten Tools – wie GoogleHangouts – und überprüfen, welche einen echten Mehrwert für unsere Arbeit und unsere Kunden bringen könnten. Denn im Wesentlichen gestaltet ein virtueller Roundtable einiges einfacher: Weder Teilnehmer noch Zuschauer müssen an einem Ort sein und auch die Location-Organisation fällt weg. Dennoch muss auch diese Art von Roundtable gut geplant werden: Welches Thema soll diskutiert werden, welche Teilnehmer passen zu dieser Diskussionsrunde und wie erreiche und generiere ich Zuschauer?

Zusammenfassend hat mir die bisherige Organisation gemeinsam mit meinem Team besonders viel Spaß gemacht. Es bereitet mir viel Freude, neue Dinge auszuprobieren und ich bin schon sehr gespannt auf weitere virtuelle Meetings und Gespräche – vielleicht werde ich meine Erfahrungen mit euch in meinem nächsten Blog teilen 😉

Ihr habt selber bereits Erfahrungen mit GoogleHangouts gemacht? Ich freue mich über eure Erfahrungen und Ideen, was das Tool noch alles kann.

Public Relations: Agentur vs. Unternehmen – wie soll ich mich entscheiden?

Als Berufseinsteiger im PR Bereich stellt sich meist die Frage: Agentur oder doch in die Presseabteilung eines Unternehmens? Ich dachte mir, warum nicht beides? Denn ich habe nicht nur fast 1,5 Jahre praktische Erfahrungen in der PR-Abteilung eines großen Unternehmens sammeln können, auch darf ich mich bereits seit drei Monaten Teil des Maisberger Teams „schimpfen“.

Die Arbeit im Unternehmen gefiel mir, dennoch hegte ich den Wunsch nach neuen Herausforderungen! Auch mein damaliger Vorgesetzter unterstützte das Streben nach der Agentur-Erfahrung. Denn es sei eine Bereicherung für das richtige PR-Feeling!

Auf zu neuen Ufer: Agenturarbeit bei Maisberger

Auch wenn ich kaum drei Monate mit anderthalb Jahren vergleichen kann, so sind mir doch bereits einige Unterschiede, aber auch Gemeinsamkeiten, zwischen PR-Arbeit einer Agentur und eines Unternehmens aufgefallen.

Neue Erfahrungen habe ich vor allem mit Pitches und dem Schreiben von Artikeln oder Pressemeldungen gesammelt. Für den PR-Newbie: Unter Pitch versteht man eine Themenidee, die man einem Journalisten zum Beispiel in Form eines Artikels oder Interviews anbietet. Aufgaben wie diese kamen in meinem Unternehmensalltag wenig bis gar nicht vor. Pitches zum Beispiel werden von der Agentur meist direkt an den Journalisten versandt. Auch das Versenden von Pressemeldungen war ein neues Feld für mich und ich musste mich erst mit den Eigenheiten jedes Versandtools anfreunden.

Eine weitere Herausforderung, der ich begegnete, war das Managen von mehreren Kunden zur gleichen Zeit. Im Übrigen eine Herausforderung, der ich mich bewusst stellen wollte, als die Wahl auf eine Agentur fiel. Bisher war ich sozusagen nur für einen Kunden zuständig und somit lag der Fokus auch nur auf diesem einen Unternehmen. Der Vorteil: man kann sich intensiv z.B. mit Produkten des Unternehmens beschäftigen, kennt in der Regel die meisten Speaker und hat direkt Zugriff auf einen Informationspool an Sales Managern, um Input für einen möglichen Blogbeitrag zu erhalten. Dennoch war mir das damals nicht genug – ich wollte die Challenge, mehrere Kunden gleich intensiv zu betreuen und zufrieden zu stellen. Und jetzt habe ich den Salat! Nein, Spaß – genau das war mein Wunsch und er wurde mir von Maisberger erfüllt. Und ich habe gemerkt: Mit ein bisschen Übung und Geschick für Projektmanagement gelingt es, auch mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. 🙂

Back to the Roots: die Begegnung mit alten Bekannten

Direkt an meinen ersten Tagen bei Maisberger wurde ich mit Coverage-Reports konfrontiert. Na, wer von meinen PR-Kollegen kennt und liebt es nicht, Online- oder Print-Artikel zu archivieren? Hier clippen, da clippen (der „Fachbegriff“ für das Sammeln von Artikeln im PR-Bereich)! Kannte ich bereits zu Genüge, da diese Aufgabe auch im Unternehmen gerne an mich übertragen wurde. Des Weiteren waren mir weekly, monthly oder quarterly Reports keine Fremdbegriffe. Diese informieren Kunden, oder im Falle eines Unternehmens, das Management, in regelmäßigen Abständen über die Erfolge der Pressearbeit. Es sind klassische und regelmäßige PR-Aufgaben – ob nun Unternehmen oder Agentur! Und wer bereits im PR-Bereich tätig ist und noch keinen einzigen Artikel eingescannt hat, dem muss ich leider sagen: Du bist noch kein waschechter PRler!

Ein weiteres Aufgabenfeld, welches mir im Unternehmen und auch bei Maisberger begegnete: Interviews organisieren, begleiten und nachbereiten. Bei Events sind nicht nur die Sprecher der Kunden gefragt, auch der Schedule eines Journalisten ist meist voll mit Key-Notes, die sie sich ansehen möchten. Dazu kommen Presse Roundtables, Pressekonferenzen und Abendveranstaltungen. Alles Events, die bei der Organisation von Interviews berücksichtigt werden müssen. Auch die Erstellung von Pressemappen, Moderationskarten oder Namensschildern sind Aufgaben, die mir sowohl in der Agentur, als auch bei meinem vorherigen Unternehmen begegneten.

Nach knapp drei Monaten Agenturarbeit sind mir bereits einige alte Bekannte der PR-Arbeit untergekommen und ich bin davon überzeugt: das werden nicht die letzten bleiben.

Agentur oder Unternehmen?

Diese Frage kann und möchte ich nach drei Monaten bei Maisberger nicht beantworten. Beide Seiten haben ihre Vor- und Nachteile und beide Seiten mag ich. Durch das Kennenlernen der zwei Bereiche, erfährt man erst, wer überhaupt welchen Input leistet und wann welche Unterstützung benötigt wird – eine Erfahrung die ich als sehr wertvoll betrachte. Daher ist mein Rat: setzt euch nicht unter Druck, bei eurer Wahl Agentur oder Unternehmen. Praktika oder eben ein Traineeship geben gute Einblicke in die zwei Aufgabenfelder. In beiden Bereichen hast du die Chance unterschiedliche, aber auch sehr wertvolle Erfahrungen zu machen und jeder muss für sich selbst entscheiden, welches Umfeld ihm besser gefällt. Den Schritt zu Maisberger zu gehen habe ich an keinem Tag bereut, denn die Berufserfahrungen, die ich hier sammle, ergänzen tagtäglich mein PR-Know-How. Eine tolle Chance, die ich nicht missen möchte. Und durch den Kontakt zu verschiedenen Kunden, kommen auch immer wieder Abwechslung und neue Herausforderungen mit ins Spiel 🙂

Also liebe angehenden PR’ler: ob Agentur oder Unternehmen – es ist niemals die falsche Wahl! Dennoch möchte ich euch die Gelegenheit eines Traineeprogrammes bei Maisberger besonders ans Herz legen: Es ist ein super Einstieg in die Arbeitswelt einer Agentur und lehrt euch das PR-ABC rauf und runter!

Was sind Deine bisherigen Erfahrungen mit PR? Hast Du vielleicht schon beide Seiten kennengelernt und Dich bereits entschieden?

Wir freuen uns auf Deine Meinung!

How not to PR: Journalisten auf die Barrikaden bringen

Letztes Wochenende habe ich mich mit einem Freund getroffen, einem Journalisten, der in München zur Journalistenschule gegangen ist. Lebend in New York ist er nur noch selten in München, weshalb Freunde ganz gemischt aus seinem „alten“ Leben in München in einer gemütlichen Runde zusammenkamen. Unter anderem natürlich auch Mitleidende der Journalistenschule. Als Trainee der PR lauschte ich da natürlich besonders hellhörig – denn meine Zielgruppe saß mir offen gegenüber und das ganz privat. Perfekt also, um Input für meinen ersten Blogbeitrag zu sammeln. Es wurde nämlich ehrlich über die Arbeit eines Journalisten geredet – die lustigsten Erfahrungen, aber auch die negativen Eindrücke. Eine Aussage des Abends blieb mir besonders in Erinnerung: „Ich gehe in der Redaktion gar nicht mehr ans Telefon, ich bin einfach nicht mehr erreichbar.“ Puh, ein harter Brocken! Was soll man da sagen? Tätig in einer PR Agentur, die darauf aus ist sich regelmäßig mit Journalisten auszutauschen und auf einen regen Kontakt angewiesen ist? Doch wie sich herausstellte, hatte dieses Verhalten auch seine Gründe.
Es wäre also doch unfair, meine Informationen aus erster Hand nicht mit Euch zu teilen, oder? Daher folgen zwei der absoluten No-Gos, die an diesem Abend von Journalisten besonders hervorgingen, aber scheinbar heute immer noch viel zu oft auftreten.

1. Journalisten sind keine Werbefiguren
Bezugnehmend auf das Mäuschen Spielen vom Wochenende, schnappte ich folgende Story auf: einer der Anwesenden wurde zu einem Produkttest ins Mittelmeer eingeladen, selbstverständlich mit einer Rundumversorgung – natürlich nur, um die Qualitäten des Produktes zu prüfen. In der Tat gab es – als Ergebnis – auch einen „Artikel“ über eben benanntes Produkt. Jedoch war der Gastgeber des schönen Ausfluges nicht sehr zufrieden. Die Anzeige sei ja viel zu klein, die Einladung ans Mittelmeer hätte sich somit nicht rentiert. Eine Aussage, die bis heute negativ in Erinnerung ist. Und wie auch schon mein Kollege Patrick Seidel in seinem BlogPost über richtiges Pitchen vermerkte: ein Artikel soll zum einen Nachrichtenwert besitzen und zum anderen keine Werbung für den Kunden beinhalten. Ein redaktionelles Anliegen sollte also nicht mit Anzeigenschaltung verwechselt werden. Und man bedenke: Journalisten reagieren in solchen Angelegenheiten sehr verärgert – kein guter Ansatz für zukünftige Beziehungen.

2. Telefonischer Kontakt als zusätzliches Kommunikationstool
Wie bereits erwähnt machte mich die Aussage, dass einer der Anwesenden gar nicht mehr ans Telefon geht, besonders stutzig. Er sei schlicht genervt von den vielen Anrufen. Dies führte mich zu der Frage ob ich auch weiterhin versuchen sollte, Journalisten telefonisch zu erreichen? Natürlich hatte ich bereits telefonisch Kontakt mit Journalisten. Und in der Tat sind die meistens schwierig oder gar nicht zu erreichen. Mein Tipp an dieser Stelle: Der Erfolg, Journalisten an die Strippe zu kriegen, ist vormittags größer. Ganz auf die Kommunikation per Telefon zu verzichten wäre ein falsches Angehen. Meiner Meinung nach sollte man Mails so verfassen, dass Journalisten vorweg alle relevanten Informationen erhalten – Stichwort: gute Vorarbeit leisten. Denn wie so viele von uns, bekommen auch Redakteure sehr viele Mails am Tag. Eine Mail, die nur halbe Informationen enthält, könnte auch schnell links liegen bleiben oder für den Journalisten Mehraufwand verursachen.
Aber zurück zum Wesentlichen: der Kommunikation mit dem Telefon. Es lässt sich manchmal einfach nicht vermeiden, hinterher zu telefonieren, denn durch die große Anzahl der Mails verschwindet manches im Bermudadreieck des Posteingangs. Falls also zu einem bestimmten Beitrag schon Kontakt bestand oder der Journalist sogar bereits Interesse bekundet hat, ist dieser oft sogar sehr glücklich darüber, eine telefonische Erinnerung zu erhalten. Und weiterhin sollte immer das Angebot stehen, Details auch per Telefon zu klären, denn ein kurzes Telefonat klärt in der Regel schneller Angelegenheiten, als eine lange E-Mail Konversation.

Wenn man also besagte No-Gos bei der PR Arbeit beachtet bzw. unterlässt, ist schon einmal ein guter Grundstein gelegt. Dennoch möchte ich kurz darauf eingehen, wie der Kontakt denn noch besser laufen könnte: Mein Kollege Patrick Seidel hatte in seinem Blogbeitrag über erfolgreiches Pitchen bereits wichtige Elemente aufgelistet, die für die Kommunikation mit einem Journalisten grundlegend sind. Dazu zählt nach wie vor die Hintergrundrecherche zu Medium und Journalist auf Basis der Datenbanken, über welche PR-Agenturen meist verfügen. Denn – das haben wir schon in der Schulzeit gelernt – wenn man gut vorbereitet in eine Klausur startet, ist das natürlich schon die halbe Miete. So lernte ich bereits zum Start des neuen Jahres bei Maisberger: Vorarbeit heißt Schwerpunktthemen prüfen. Welche Medien und welche Ausgaben könnten thematisch dieses Jahr interessant werden? So können die Journalisten zielgenau angegangen werden mit einem Thema, das für diesen Zeitraum für sie interessant sein sollte. Auch das ist ein weiterer Punkt, den ich an diesem Abend gelernt hatte: Interessante Themen müssen zum richtigen Zeitpunkt kommuniziert werden, umnicht in Vergessenheit zu geraten.
Mein Fazit aus dem Abend mit Journalisten: Ich habe nicht nur Input für meinen ersten Blog-Beitrag erhalten, sondern auch erkannt, dass es wichtig ist, den richtigen Journalisten mit interessanten Themen zum richtigen Zeitpunkt anzugehen. Recherche ist hier das A und O. Zudem sollte man sich im Hintergrund halten und als Partner für weitere Informationen fungieren. Druck auszuüben ist ein falscher Weg, der nur dazu führt, dass eine Geschäftsbeziehung im Sande verläuft. Und ganz nebenbei: Präsenz bei Twitter und Co. ist wichtig. Es sind Informationsquellen, die gerne genutzt werden – ständig wurden die Apps auf dem Smartphone aktualisiert. Wobei ich gerne noch einmal auf den Blogbeitrag von Patrick verweise – das schließt nämlich Punkt 5 mit ein.

Du hast weitere Tipps, die man unbedingt bei der Kommunikation mit Journalisten beachten sollte? Was sind Deine persönlichen Tabus beim Umgang mit den Vertretern der Medien?